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Comunicar eficazmente. Claves para conseguir que tu mensaje sea resonante

noviembre 24, 2013 1 comentario

Por Óscar Fajardo

Hoy en día saber comunicar eficazmente es una necesidad vital en el ámbito empresarial. En un entorno donde existen miles de mensajes diarios, donde la novedad es fugaz y donde la tecnología proporciona numerosas herramientas para comunicar, solo las personas con una alta capacidad comunicativa destacan y hacen su mensaje resonante.

Además, el factor comunicación afecta a todos, desde un alto directivo hasta cualquier persona de la línea operativa que necesite transmitir mensajes en cualquier reunión, llamada, email, etc.

Claves para una comunicación eficaz

Para realizar una buena comunicación hay que tener en cuenta lo siguiente:

-Conocer muy bien el entorno y la audiencia. Antes de cualquier conferencia, ponencia o reunión, debe hacerse un esfuerzo por conocer qué está pasando, qué variables pueden afectar a la comunicación, qué está esperando la audiencia, qué necesita, cómo es el espacio en el que se va a transmitir el mensaje, cuál es la relación entre los miembros de esa audiencia, etc.

-Definir muy bien lo que se quiere contar, el contenido. A veces, las presentaciones se dejan dominar más por el cómo, por las técnicas, que por el qué se va a contar y esto hace que la audiencia no se quede con mensaje alguno. Es vital que se defina qué idea central se desea que el público se lleve en su cabeza. Y hay que hacer un esfuerzo de priorización, porque las personas solo retendrán una o dos cosas a lo sumo. Si se quiere decir más, tendrá que ser en otra presentación. Tener el qué contar muy claro ayuda a manejar mejor el cómo hacer la presentación.

-Los medios disponibles. Evidentemente, no es lo mismo utilizar el email que el teléfono, o hablar en una reunión o en un auditorio. Una vez que se sabe lo que hay que comunicar y se conoce a la audiencia y el entorno, hay que adaptar el mensaje a las peculiaridades del medio.

-Prevenir los ruidos. El ruido es todo aquel factor que se introduce en la comunicación y que provoca que sea menos eficaz. Por ejemplo, una temperatura muy alta en un auditorio es un ruido porque despista al público. Hay que prevenir posibles ruidos y buscar soluciones.

-Estructura de la comunicación. En una presentación siempre hay que seguir una estructura. Hay que comenzar por una presentación breve (quiénes somos, lo que se va a tratar,…), luego hay que enganchar a la audiencia, llamar su atención en la introducción con alguna técnica, posteriormente se comunica el mensaje central de una manera clara y contundente y se cierra con un repaso de la idea que se tienen que llevar y una llamada a la acción.

-Estrategias de comunicación. Cuando se comunica algo, la persona es la herramienta central y además tiene una caja de herramientas con la que apoyar esa comunicación. Esa relación entre persona y caja de herramientas debe funcionar armónicamente:

1) El cuerpo. Hay que trabajar muy bien la voz, las pausas, la mirada, el movimiento del cuerpo y de los brazos y las manos en particular, la distancia con el público, la vocalización,…. Dependiendo de los objetivos, hay que modular estos aspectos de forma distinta.
2) La caja de herramientas. Hay que definir si se quiere apoyar la presentación con imágenes, vídeos, programas de presentación, testimonios, disposición especial del escenario, de la sala, de las mesas, el lugar, la hora,…
3) Técnicas para conectar con la audiencia. Hay numerosas técnicas para conectar con la audiencia y hay que saber qué se puede usar dependiendo del momento. Se puede hacerles intervenir, usar el tiempo real (adaptar nuestro mensaje a una anécdota ocurrida en las últimas horas), usar analogías, utilizar el storytelling, contar historias en primera persona para reforzar la credibilidad con la experiencia, etc.

Y por último, y sobre todo, lo que muchas veces se olvida: practicar, practicar y practicar. Los grandes comunicadores practican una y otra vez aquello que quieren contar, lo testan y lo modifican continuamente hasta que encuentran el mensaje resonante.

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Mantener estructuras pequeñas en la organización para conseguir grandes resultados

noviembre 10, 2013 1 comentario

por Óscar Fajardo

Una de las paradojas en las organizaciones es que cuando son pequeñas, siempre desean hacerse más grandes; y cuando son grandes, ansían volver a ser ágiles y flexibles como en sus comienzos.

La realidad es que el entorno actual requiere acelerar los tiempos de llegada al mercado y ser lo suficientemente flexible para reaccionar adecuadamente ante cualquier circunstancia.

Muchas compañías de gran tamaño intentan con distintas formas organizativas conseguir esa agilidad (divisiones matriciales, en red, en trébol, virtuales,…) pero a veces lo que consiguen es generar aún más burocracia.

Sin embargo, más allá de las decisiones sobre estructura, existe un ámbito actitudinal y cultural que debe ser trabajado. Los directivos deben potenciar la actitud de pensar en grande pero actuar en pequeño en todos los aspectos empresariales, y eso contagiarlo a cada una de las áreas y personas de la empresa.

Mientras exista algún área que no comparta esta forma de comportarse, se mantendrá el peligro de que modos burocráticos se instalen y acaben contagiando al resto de personas.

Los directivos tienen que manifestar una posición beligerante respecto a aquellos que impidan la flexibilidad y agilidad; además, han de ser constantes y tenaces a la hora de mantener ese impulso mediante la incentivación y el premio.

Ámbitos sobre los que mantener el control

Algunos ámbitos sobre los que los directivos deben mantener el control para seguir teniendo una organización ágil son:

-Objetivos. Hay que fijar objetivos claros, definidos, medibles y fijados en un tiempo determinado y con responsabilidades muy claras también.

-Políticas de actuación. Al igual que los objetivos, la organización debe tener unas pautas claras que rijan cada una de las decisiones que se toman en la empresa y en ellas la orientación al cliente, al mercado y la importancia de llegar a tiempo deben mandar.

-Ventaja competitiva. Todas las personas deben saber cuál es la ventaja competitiva sostenible que posee la compañía y trabajar para mantenerla.

-Estrategia corporativa y competitiva. La dirección debe tener muy claro dónde compite y dónde no. Y saber cómo compite, si es en innovación de producto, en excelencia operativa o en intimidad con el consumidor.

-Sistemas y tecnologías flexibles. Es muy importante mantener los sistemas con un tamaño manejable para que sean ágiles en la respuesta y no acaben dirigiendo las decisiones en el negocio, en lugar de que sean las unidades de negocio las que la dirijan.

-Equipos pequeños. Equipos de más de siete personas generan problemas de funcionamiento. Si no se puede gestionar una iniciativa con esas personas, hay que hacer más pequeña la iniciativa y no el equipo más grande.

-Reuniones enfocadas. Las organizaciones rápidas no eliminan las reuniones sino que las hacen más productivas, ya que fijan muy bien los temas a tratar, respetan los tiempos y solo invitan a quienes son estrictamente necesarios y tiene criterio para aportar valor.

-Flujos y procesos. Las empresas flexibles tienen pocos procesos pero claves y conocidos por todos, y saben que en esos procesos no pueden fallar.

-Comunicación interna. Hay que gestionar hábilmente la combinación de la comunicación informal con la formal mediante herramientas sencillas y compartidas por todos.

-Gestión del conocimiento. Los equipos deben saber qué es lo que tienen que conocer y qué es lo que no es necesario, para centrarse exclusivamente en lo que necesitan.