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La gestión de proyectos. Claves para mantenerse enfocado

octubre 27, 2013 1 comentario

Por Óscar Fajardo

Gestionar adecuadamente los proyectos y llegar a tiempo en los plazos comprometidos es extremadamente importante en la actualidad, ya que fallar en los tiempos de mercado y no ser suficientemente ágiles puede provocar una pérdida de competitividad irremediable.

Además, se une la incertidumbre del entorno actual y la necesidad de atender muchos frentes de manera simultánea. Por eso es de vital importancia no perder el foco en los proyectos que se estén desarrollando.

En dicha gestión, hay una serie de puntos clave que deben ser comprobados de manera continua para evitar que las iniciativas encallen o pierdan de vista su verdadero objetivo.

A veces, esto ocurre porque el marco estratégico no está claro, otras porque no se sabe qué siguiente acción emprender, etc. El gestor del proyecto debe hacer este checklist para saber dónde tiene que actuar para evitar dichos atascos.

Puntos clave para mantener el foco del proyecto

-Misión y visión. Comprobar que el marco estratégico y las causas por las que se arrancó la iniciativa están claras. A veces el proyecto no camina hacia donde debe porque no hay claridad en el marco y esto genera distintas visiones, entendimientos y propuestas antagónicas entre los equipos. Si identificamos esto, hay que volver a la misión, redefinirla o volver a comunicarla.

-Iniciativas a desarrollar. A menudo la gente tiene claro el marco pero a la hora de actuar, no saben qué es lo que hay que hacer. En este caso, lo que toca es plantear reuniones de generación de ideas sobre ese marco estratégico para saber qué hay que desarrollar.

-Planificación. En otras ocasiones, las personas saben tanto el marco como lo que tienen que hacer, pero no conocen cuándo ni cómo abordarlo, y aquí lo que hay que hacer es un esfuerzo de planificar, poner fechas y límites, centrar a la gente en sus próximas tareas.

-Organización. En este caso, la dificultad estriba en quién hace qué y con qué recursos. Es frecuente que en los proyectos las responsabilidades y los medios generen fricciones que desfocalizan. Si esto ocurre, es un problema de organización.

-Dirección. Aquí, el gestor debe comprobar que las personas están haciendo lo que deben, ya que las interacciones de los proyectos provocan en ocasiones que se difuminen los papeles y roles y muchas personas no hagan lo que se les ha encomendado.

-Control. El equipo tiene que sentir que el proyecto está siendo controlado, medido y que va en línea con los objetivos, ya que sí no lo sienten así, lo más probable es que se produzcan problemas de cumplimento de fechas e hitos.

Por lo tanto, para mantener un proyecto focalizado, es importante hacer comprobaciones en estos puntos de manera regular y actuar inmediatamente en alguno de ellos si fuera necesario.

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Los enemigos de la eficiencia organizacional: entropía y fricción

octubre 13, 2013 Deja un comentario

Por Óscar Fajardo

Las organizaciones nacen con la intención de ser eficientes mediante la combinación adecuada de recursos y capacidades que proporcionen ventajas competitivas sostenibles.

Sin embargo, con el paso del tiempo, las rutinas y procesos que se generan para asegurar una cierta continuidad y seguridad, se convierten en barreras para abordar con rapidez un cambio externo. Esto hace que la propia empresa tenga en sí misma el gérmen de la ineficiencia.

En este sentido, hay dos grandes enemigos que sí o sí surgen en las empresas por el simple hecho de existir.

La primera es la entropía, que no es más que la tendencia que tienen las cosas por su propio funcionamiento a generar desorden. En este caso, el funcionamiento normal de las compañías va generando desorden y entropía que si no es controlada de cerca y continuamente, provoca graves ineficiencias. Las empresas son como los jardines, que si no se mantienen, acaban creciendo de forma desordenada. Las áreas funcionales, las unidades de negocio, las de servicio,… Todas comienzan a trabajar desalineadas y a moverse como silos independientes movidos por objetivos específicos propios.

La segunda es la fricción, que se produce como consecuencia de la primera, y es que si las distintas áreas empresariales funcionan de forma independiente, las relaciones internas entre ellas se encuentran sometidas a mucha fricción, generando un desgaste inmenso de recursos y de tiempos.

Cualquier líder de éxito es consciente de estas circunstancias y se esfuerza por vigilar de forma constante que esto no ocurra y desarrolla una importante habilidad de comunicación para asegurar que lo que dice se entiende y se cumple así como un alto compromiso de los equipos, alta cohesión y una alta comprensión del marco estratégico.