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La matriz para gestionar relaciones dentro y fuera de las organizaciones

por Óscar Fajardo

 

El desarrollo de las nuevas tecnologías y el creciente dinamismo en la actividad de los distintos sectores ha provocado que el número de relaciones e interacciones que se producen dentro y fuera de las empresas se multiplique de forma exponencial.

 

Esto ha hecho que el aprovechamiento del tiempo se convierta en algo esencial para alcanzar un rendimiento óptimo.

 

Y dentro de esa gestión de las actividades, la priorización de las relaciones tanto dentro como fuera de las organizaciones es especialmente relevante.

 

Matriz de gestión de relaciones

 

Precisamente para priorizar las relaciones, podemos emplear un sencillo modelo de matriz en el que, en base a dos dimensiones, la de la frecuencia y la de los efectos de dicha relación, y a la intensidad mayor o menor con la que aparezcan, clasificaremos las mismas en cuatro cuadrantes y así podremos darle mayor o menor importancia.

 

  • Cuadrante 1: efectos mínimos y frecuencia mínima. Aquí colocaremos las relaciones que se producen de forma bastante esporádica y cuyo resultado apenas provoca efectos relevantes para nuestros objetivos. Aquí el fin es mantener estas relaciones bajo control y no permitir que escalen a otro cuadrante donde comiencen a demandarnos más tiempo. Para ello, este tipo de relaciones tienen que estar muy delimitadas en su modelo, en su tiempo y en la forma en que se producen; y en ellas es muy saludable aprender a decir no a determinadas peticiones para mantenerlas bajo ese control.
  • Cuadrante 2: frecuencia alta y efectos mínimos. Estas son las clásicas relaciones tóxicas que nos roban el tiempo y nos hacen menos productivos. Claramente aquí la estrategia es la de eliminar este tipo de relaciones. Como será complejo suprimirlas de raíz, debemos intentar modelizarlas y pasarlas al cuadrante 1, donde su frecuencia se convierte en menor y no provoca problemas.
  • Cuadrante 3: frecuencia baja y efecto máximo. En este caso, cada interacción que tenemos representa un alto valor y hay que cuidarla. Como sus efectos son máximos, probablemente tendremos que intentar aumentar su frecuencia, ya que invertir en esa relación genera resultados muy positivos.
  • Cuadrante 4: frecuencia alta y efecto máximo. Este es el núcleo de nuestro trabajo en lo referente a las relaciones. Debemos intentar conservar en este cuadrante todas las relaciones que producen el mayor efecto en nuestra gestión. Cada interacción en este cuadrante aumenta nuestra productividad. Debemos intentar tener el mayor número de relaciones en este cuadrante.

 

Como observamos, este sencillo modelo puede ayudar a clasificar clientes, personas, proveedores, colaboradores, etc en distintos cuadrantes, y de esta forma, establecer las guías para gestionar nuestras relaciones con ellos de una forma más adecuada.

 

 

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