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Cómo realizar un despliegue exitoso de planes en las organizaciones

por Óscar Fajardo

 

Uno de las principales diferencias entre un plan exitoso (ya sea un plan estratégico, de negocio, operativo, de marketing, comercial, etc) y otro que no lo es, se encuentra en su despliegue en la organización y en su posterior implementación.

 

Muy a menudo, los responsables de elaborar el plan emplean mucho tiempo para realizar un plan y diseñarlo, y en cambio dedican poco tiempo a su comunicación e implementación. Al final, el resultado es un plan poco compartido y deficientemente ejecutado que genera ineficiencias en todos los ámbitos: de llegada al mercado, de relación con clientes y stakeholders, de coordinación interna, etc.

 

Para evitar esto, es conveniente trabajar el despliegue o roll out del plan como podemos hacer con la política de prototipos. Al igual que se hace con los prototipos, realizamos uno y lo desplegamos para que el público objetivo nos devuelva sus opiniones y luego vamos refinando hasta el resultado definitivo. El roll out del plan en este sentido se asemeja a un prototipo.

 

Fases para un despliegue exitoso del plan

 

Podemos distinguir una serie de fases que ayudarán a que el plan sea compartido y se asegure un correcto despliegue:

 

1)     Elaboración del borrador del plan: en esta fase, el área que dirigimos trabaja de forma conjunta en el análisis del entorno, en el diagnóstico de la situación, en la fijación de factores clave y en la definición de las líneas estratégicas que dirigirán el trabajo así como los objetivos. Además, se plantearán ya una serie de iniciativas a llevar a cabo dentro de ese plan en un ámbito más operativo. Este plan surge tras haber compartido situación con distintas áreas y capturar información de mercado.

2)     Roll out/despliegue interno y externo: en fase borrador, el equipo identifica las áreas clave que deben conocer y compartir este plan (tanto las internas como colaboradores externos); una vez identificadas, se les envía el plan para que trabajen y discutan el marco estratégico previsto y las iniciativas planteadas. Es como si fuera el prototipo. Posteriormente hemos de reunirnos con esas áreas para conocer sus impresiones.

3)     Refino del plan: con las aportaciones externas e internas, se refina el plan y se aterrizan ya las iniciativas concretas a desempeñar y los medios que hay que poner tanto en RRHH, como en sistemas y tecnología, así como las necesidades que tendremos con el resto de áreas funcionales.

4)     Segundo roll out: en este caso, a cada área les hacemos llegar de nuestro plan las iniciativas definitivas y lo que necesitamos de ellas para que lo incluyan en su plan de trabajo. Aquí todavía puede existir algún retoque final al plan que debemos incluir.

5)     Objetivos y presupuestación: ahora que sabemos qué vamos a hacer y con qué medios, es el momento de fijar los objetivos para cada una de las iniciativas y comenzar a pedir presupuestos sobre los medios que necesitamos.

6)     Compartir objetivos con las distintas áreas: aquí simplemente enviamos a las distintas áreas nuestros objetivos para que los incluyan en sus distintos planes de trabajo.

7)     Presentaciones definitivas: nuestro plan será posteriormente presentado tanto a las direcciones superiores como a distintas áreas y colaboradores, por lo que debemos disponer de una serie de presentaciones ya definitivas en modelo resumen ejecutivo y en modelo más extenso para utilizarlo en distintas ocasiones en el ejercicio. Esto permitirá que todos manejen siempre el mismo mensaje y lenguaje en relación a nuestro plan.

8)     Implementación: a partir de aquí, ya es elaborar nuestro gantt o cronograma e implementar las iniciativas previstas en el plan. Al haber sido compartido y participado por las distintas áreas, estas habrán incluido en sus respectivos cronogramas nuestro plan por lo que la ejecución será más sencilla.

 

Respecto al tiempo que debe lugar esta interacción y proceso, no debe llevarnos más de un mes y medio. Y para ponerlo en marcha es necesario no tener miedo a compartir los puntos de vista, impresiones y estrategias, ya que esto contribuirá a hacer un plan mucho más rico y compartido.

 

 

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