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La importancia de dar buen feedback a los equipos

por Óscar Fajardo

El entorno turbulento al que se enfrentan la mayoría de las compañías, con ajustes en el plano laboral, cambios continuos en la gestión, innovaciones tecnológicas y creciente competencia, somete a una presión cada vez mayor a los trabajadores.

Esto provoca a su vez un alto grado de incertidumbre que puede afectar claramente a su rendimiento. Una de las herramientas más potentes que tiene un directivo o responsable de equipos para abordar esta situación es el feedback.

Qué es el feedback

El feedback es la información que proporciona una persona a otra acerca de su actuación y comportamiento en una determinada situación o tarea.

Las principales funciones que cumple el feedback son las siguientes:

  • Apuntala en los equipos el pensamiento estratégico: gracias al feedback, los equipos pueden tener clara cuál es la misión de la empresa, su visión, sus valores y su cultura y trabajar conforme a ella para capitalizar sus esfuerzos.
  • Fija los objetivos y las políticas de actuación: permite a cada uno saber lo que tiene que hacer y conocer las cuestiones por las cuales se le va a valorar.
  • Aumentar el alineamiento de las personas y los equipos con la estrategia: cuando se fija claramente lo que uno debe hacer y se da información sobre ese desempeño, es mucho más sencillo que todos trabajen de forma coordinada.
  • Define las tareas, actividades y procesos clave: el equipo tendrá, gracias al feedback, muy claras las tareas y procesos a priorizar en su puesto de trabajo.
  • Identifica áreas de mejora: uno de los principales fines del feedback es encontrar áreas de mejora del trabajador y dar información sobre cómo mejorar y si finalmente se ha logrado esa mejora.
  • Aumenta de la motivación: el feedback debe colaborar a aumentar la motivación del trabajador, nunca a disminuirla.
  • Fija las responsabilidades: los individuos que reciben feedback saben perfectamente cuál es su responsabilidad y sus funciones.
  • Potencia el autoconocimiento: el feedback debe procurar que quien lo reciba vaya cada vez conociéndose mejor y fomentando la automejora y el autocontrol.

Condiciones para un buen feedback

Cualquier responsable de dar feedback tiene que partir de la base que sus equipos siempre reciben feedback aunque el responsable no lo de directamente. El simple hecho de no darlo ya está generando un feedback en los empleados, por lo que es necesario ser proactivo.

  • Proactividad: el responsable del equipo debe ser proactivo y anticiparse a darlo antes de que alguien del equipo se lo pida o llegue por otras vías.
  • Preparado y programado: nunca debe improvisarse. Se debe programar con el trabajador y preparar muy bien la sesión. Cada gesto o palabra que digamos genera una reacción en nuestro interlocutor.
  • Fijar las diferentes formas y técnicas: se puede dar un feedback formal y combinarlo con feedback informal de pasillo; pero siempre debemos ser muy conscientes de todo aquello que decimos o hacemos para dar este retorno.
  • No juzgar a la persona: el feedback trata de la tarea, no de la persona. Miramos el qué, el cómo y el por qué, no el quién.
  • Enfocarlo a la mejora: el feedback pretende conseguir la mejora del equipo. No se trata de reprochar sino de mejorar.
  • Ser objetivo en la evaluación de los hechos.
  • Establecer una metodología compartida con el equipo para dar el feedback y programar las reuniones.
  • Determinar después de cada sesión acciones de mejora y hacer un seguimiento.
  • Nunca olvidar el felicitar al equipo cuando consigue sus objetivos.
  • Corregir de forma inmediata si se produce algún hecho que lo merezca y, cuando se haga, explicar la causa objetiva de esa corrección y expresar confianza en que la persona o el equipo es capaz de superar la situación.
  • Proporcionar los medios para poder realizar las acciones de mejora.

Pasos básicos del feedback

 

Existen cinco pasos básicos generales que debemos plantearnos al dar feedback:

1)     Analizar la situación del equipo, de la empresa y de las variables externas que influyan en el negocio para disponer de un diagnóstico claro que permita saber dónde fijar objetivos y enfocar el feedback.

2)     Fijación de objetivos para el equipo y para cada uno de sus miembros. Esta fijación de objetivos será definida y compartida entre el responsable y cada uno de los miembros del equipo.

3)     Fijar una estrategia de feedback para cada uno de los miembros del equipo: fijaremos con ellos el método de feedback y la temporalidad, así como los medios disponibles para lograr los objetivos.

4)     Preparar previamente de forma clara el mensaje y la forma en la que se desarrollarán las sesiones de feedback.

5)     Siempre hacer un seguimiento de las acciones de mejora. Pase lo que pase y estemos en la situación en la que estemos de urgencia, el feedback tiene que ocupar siempre un primer lugar en nuestras prioridades.

Como vemos, el feedback es una gran ayuda para mantener un equipo cohesionado y conseguir del mismo un alto rendimiento; pero para ello, debemos seguir un método y, muy importante, priorizarlo por encima de otras tareas, ya que las personas son el principal medio que tenemos para hacer avanzar nuestra empresa.

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