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Procastinación. Un nuevo enemigo de la productividad y de la gestión empresarial

por Óscar Fajardo

Aunque este fenómeno no es nuevo, la procastinación está comenzando a aparecer con mucha más profusión en los trabajadores y en las empresas, con la consiguiente pérdida de productividad y con la provocación de múltiples problemas en la gestión del negocio.

 

Procastinar no es más que posponer una tarea de forma constante, lo que vulgarmente se dice “dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”. Este síndrome que tiene hondas raíces psicológicas en su aparición y se origina por múltiples causas, algunas de ellas externas y otras internas.

 

Algunas causas del auge de la procastinación

 

Como he comentado, alguno de sus orígenes es externo. Podríamos destacar entre ellos:

 

  • Rapidez y fugacidad: en nuestra sociedad actual, las respuestas han de ser muy rápidas y su efecto a veces es muy fugaz, lo que provoca que haya que responderse de forma inmediata a muchas cuestiones a la vez, provocando bloqueos ante la inseguridad de poder dar soluciones adecuadas a todo.
  • Nuevas tecnologías: unido directamente con el anterior punto, encontramos la evolución de la tecnología, que aumenta la capacidad de producir y comunicar y crea nuevas obligaciones (contestaciones de correos, etc) que son ladrones de tiempo que generan problemas a la hora de gestionar las tareas
  • La dependencia y el trabajo en red con agentes externos: cada vez más, los trabajos se reparten entre socios y partners externos en el fenómeno de outsourcing y de trabajo en red, provocando que la responsabilidad se diluya entre muchos agentes no directos, favoreciendo que dejemos muchas de estas tareas porque en toda la cadena, al depender de tantos agentes, las cuestiones se paran y bloquean y no nos sentimos responsables.
  • Multitarea y sobrecarga de trabajo: la crisis actual y las nuevas tecnologías hacen que las personas tengan que hacer cada vez más cosas a la vez y de manera muy rápida, lo que hace que al final no se puedan abordar todas y se vayan dejando de lado.
  • El valor de la inmediatez: nos hemos acostumbrado a obtener resultados rápidos e inmediatos, lo que provoca que las tareas más arduas que requieren de un pensamiento lógico más reposado se vayan retardando.
  • No disponer de una clara misión en la empresa ni de una organización y estructura clara, así como no tener muy definidos los puestos. Cuando en una compañía la gente no tiene claro para qué trabaja, ni sus objetivos, ni sus funciones ni tampoco muy clara la organización y los procesos y flujos principales, es muy probable que se enfrente a muchas y diversas tareas que sea incapaz por su variedad y su falta de orientación de abarcar en muy corto plazo.

 

En el ámbito interno y más psicológico, existen algunos factores clave que influyen en la procastinación:

 

  • Exceso de perfeccionismo: normalmente este exceso de perfeccionismo va ligado a la falta de confianza y esto genera que al no poder hacer todas las tareas con la perfección con la que nos gustaría, lo vayamos demorando.
  • Miedo a la pérdida de relevancia y poder: si no aprendemos a delegar, es imposible abarcar todas las tareas con la intensidad que se demanda.
  • Autoestima: una baja autoestima hace que nos bloqueemos a la hora de abordar determinadas tareas
  • La incapacidad de decir no: muy relacionado con lo anterior está la capacidad de decir no, de saber cuáles son nuestras limitaciones y reconocer abiertamente que hay cosas que no podremos abordar.
  • Exceso de especialización funcional: la especialización nos hace sentirnos seguros y en ese campo nos movemos rápido y bien. Lamentablemente, cada vez hay más espacios compartidos que nos sacan de este campo y nos piden nuevas competencias; el especialista que no acepta esto tiende a procastinar.
  • Autoconocimiento: poca gente se analiza internamente y reconoce sus limitaciones abiertamente. Si se hace, cualquier tarea que llegue se afrontará de forma sincera y si no se puede abarcar, se comunicará.
  • Incapacidad de priorizar: normalmente el individuo que procastina tiene poca seguridad en sí mismo y eso le lleva a tener miedo a priorizar, con lo cual puede llegar a paralizarse.

 

Consecuencias de procastinar

 

Las consecuencias de la procastinación tanto para la empresa como para la persona pueden llegar a ser muy graves. Desde el punto de vista empresarial, nos encontraremos con lentitud en la respuesta, llegadas tardías al mercado y pérdida de competitividad, recursos desperdiciados y disminución de márgenes, bajas laborales mayores, clima organizativo dañado, cultura tóxica, relaciones formales e informales complejas y múltiples conflictos entre áreas, así como una menor capacidad de innovar y arriesgarse.

 

En las personas, la procastinación incrementa la inseguridad y los miedos, es un acelerador del estrés, provoca consecuencias físicas como cansancio, irritación, pérdida de creatividad, desmotivación, aislamiento, dificultad para socializar y compartir y crea sentimientos de culpabilidad y desconfianza en uno mismo y sus posibilidades y menor calidad en el trabajo.

 

Algunos remedios básicos para evitar la procastinación

 

 

Desde el punto de vista personal, se deben entrenar algunas facetas para evitar la procastinación:

 

  • Reconocer que nadie es perfecto. No podemos llegar a todo ni saber de todo más que nadie. Hay que partir de la base de que siempre habrá más trabajo del que podamos gestionar individualmente y asumirlo.
  • Gestionar el tiempo. Evitar los ladrones del tiempo, programarse las tareas semanales y diarias, dentro de cada día especificar un tiempo para cada cosa (contestar correos, socializar, etc), iniciar las tareas más complejas al comienzo y darle un tiempo diario, combinar las tareas operativas que exigen acción con las que exigen de reflexión para no perder músculo mental y de razonamiento.
  • No querer entregar el trabajo perfecto. Se trata de entregarlo a tiempo y de que sea lo mejor posible. Si lo queremos hacer perfecto, probablemente nunca lo entreguemos y al final ni lo comencemos.

 

  • No pensarlo más y ponerse a hacerlo

 

  • Cumplir los compromisos con nosotros mismos, y si no somos capaces, establecerlos con otra parte externa. Esto supone que debemos fijarnos unas fechas para finalizar el trabajo y si no somos capaces de hacerlo de forma individual, lo mejor es que por escrito se comprometa uno con otra área a presentarlo en una reunión; el compromiso externo acelera la necesidad de abordarlo

 

  • Marcar hitos si la tarea es larga. Estas metas temporales ayudan a no dejar el trabajo en el olvido

 

  • Examinarnos y conocer bien nuestras posibilidades para saber decir no. Las personas que se conocen bien, saben a lo que llegan y a lo que no y son capaces de decir no cuando saben que no van a poder responder adecuadamente

 

  • Delegación. Hay que apoyarse en los otros para llegar mucho más lejos

 

  • Lenguaje positivo. Ante los nuevos retos y ante la jornada diaria, el ser humano debe emplear consigo mismo lenguaje positivo y optimista y no ser excesivamente autoexigente ni cruel consigo mismo.

 

  • Si apreciamos que hemos caído en la procastinación y esto nos genera desconfianza, tener siempre a mano experiencias pasadas e hitos con éxitos para recordar que en otro momento fuimos capaces de hacerlo y que podemos volver a hacerlo.

 

  • Cumplir los horarios. La mejor manera de no procastinar es ponerse un límite diario de tiempo de trabajo

 

  • Descansar. Si hemos cumplido con todos los puntos anteriores, debemos reservarnos tiempo para nosotros mismos y para otras cosas que no sean trabajo. Es el aire psicológico y social que nos va a ayudar a abordar con fuerzas y nueva creatividad los nuevos retos.

 

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