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Claves para gestionar un cambio de puesto en la organización

diciembre 28, 2010 Deja un comentario

por Óscar Fajardo

El dinamismo y los continuos cambios que están surgiendo en nuestro entorno hacen que las organizaciones busquen cada vez mayor rapidez y flexibilidad para dar respuesta a las necesidades oscilantes del mercado.

Esto tiene varias consecuencias, pero una fundamental es que los cambios en las funciones y los puestos de trabajo dentro de las empresas se producen con gran asiduidad y rapidez. Mientras que hace unos años un trabajador podía haber desempeñado no más de cinco cargos dentro de una empresa en toda su carrera, hoy cualquier trabajador de mediana edad no solo ha experimentado ya numerosos cambios de compañía, sino que en esa misma compañía, probablemente haya desempeñado ya un buen número de puestos con funciones a menudo muy distintas.

Esto supone que, independientemente del apoyo que pueda hacernos el área de RRHH en este proceso, es importante que dispongamos de una forma adecuada de abordar este cambio con el fin de no bajar nuestra productividad y no cargarnos de un excesivo desgaste que luego pase factura en nuestro rendimiento.

Claves para la gestión del cambio de puesto

 

  • Definición clara del nuevo puesto: es clave y fundamental que desde la dirección se nos aclare en qué consiste nuestro nuevo puesto (misión, objetivos, funciones, responsabilidades, situación en organigrama) y qué se espera de nosotros. Solo si tenemos muy claro lo que debemos hacer en un futuro, seremos capaces de establecer una hoja de ruta del cambio.
  • Identificación/mapa de funciones actuales y futuras: hemos de tener claro que durante un tiempo conviviremos con tres puestos: el primero es el anterior al que teníamos hasta ahora, ya que normalmente si el cambio no es muy brusco, siempre nos vamos quedando con alguna función del puesto anterior porque o bien nadie cubría o bien la creamos nosotros; el siguiente es el puesto que tenemos en la actualidad y el otro es el nuevo que vamos a desempeñar. Aquí lo que hay que hacer es dibujar todo aquello que estamos haciendo ahora y sumarle lo que vamos a hacer. Esto nos va a servir para tener visibilidad clara de qué, cuándo y a quién vamos a traspasar dichas funciones de una manera ordenada y clara.
  • Redacción clara de informe de puesto anterior: en este caso, se trata de realizar un informe claro donde se resuma las funciones hasta ahora desempeñadas en el puesto que dejamos, la definición clara del puesto, las responsabilidades, los roles y relaciones, la gestión del equipo, así como un resumen del desempeño realizado hasta ahora y del enfoque que estaba previsto para los próximos tiempos. Esta será la documentación base que emplearemos para el traspaso del puesto. Se trata de documentar lo mejor posible el puesto para que quien nos sustituya tenga claro lo que se hacía y disponga de una guía previa que luego podrá adaptar a su estilo.
  • Dibujo de hoja de ruta del traspaso: al paso anterior ahora hay que ponerle fechas de traspaso. Se trata de encontrar un equilibrio entre no dejarlo todo muy rápido y no demorarse demasiado. No existen tiempos estándar, pero lo normal es que en dos meses esté todo traspasado. Debemos en esta hoja de ruta reservar en la última parte del segundo mes tras el traspaso y la primera del tercero un colchón en nuestra planificación porque puede que algunos proveedores, colaboradores o algunas dudas no resueltas puedan surgir aún, aunque serán esporádicas. Si en tres meses no hemos conseguido hacer un traspaso total es que o no hemos explicado todo con claridad o la persona que nos sustituye no está haciendo su trabajo adecuadamente.
  • Definición del plan del nuevo puesto/hoja de ruta: en este caso, con las funciones de nuestro nuevo puesto claras, en paralelo al traspaso debemos trabajar el plan funcional de nuestro nuevo puesto, su enfoque en la organización (relación con otras áreas en vertical y horizontal), la gestión del nuevo equipo, las relaciones con el exterior y la hoja de ruta de implementación. También hay que diseñar las políticas administrativas, de dirección, de relaciones humanas y culturales en el área que se dirige.
  • Gestión del tiempo: esta es la clave en este período, ya que como vemos, de una parte trabajamos en paralelo el abandono de nuestro puesto antiguo y de otra trabajamos el desarrollo del nuevo puesto. Tendremos la demanda del nuevo ocupante de nuestro antiguo puesto que necesita orientación, formación e información, y la demanda de nuestra nueva área que requiere el diseño de un nuevo plan y nuevas relaciones, así como la gestión de un nuevo equipo. Para ello, debemos administrar bien nuestro tiempo, ya que si no lo hacemos, es muy posible que personalmente y profesionalmente podamos salir bastante perjudicados de este proceso.

 

Puntos esenciales para gestionar el tiempo correctamente en el cambio de puesto:

-Establecer claramente un principio y un fin del proceso. Esto supone que debemos marcar una fecha en la que comienza el traspaso y otra en la que finaliza, y esto se debe anunciar claramente a las partes implicadas para que tengan claro cómo medir sus esfuerzos.

-Crear un sistema para priorizar lo realmente importante y el resto comenzar a delegarlo. Si hemos definido bien las funciones y lo que tenemos que hacer, sabremos qué debemos afrontar personalmente y qué delegar. Es importante ir desprendiéndose de cuestiones que nos comen tiempo y no son importantes.

-Aprender a decir no: un clásico de la gestión del tiempo que en este caso debemos utilizar con más profusión si cabe, ya que disponemos de poco tiempo.

-Marcar un estilo de trabajo claro: es importante que la gente que entra en nuestro antiguo puesto y la que nos recibe en el nuevo conozca de forma inmediata nuestra forma de trabajar y nuestros horarios para conseguir que de forma inmediata se coordinen los esfuerzos.

-Hoja de ruta: tener clara una hoja de ruta que marque las fechas de los traspasos, las reuniones y sus contenidos, el seguimiento, las funciones de cada uno, etc. Solo si hacemos esto podremos dirigir nuestro cambio.

-Ordenación y seguimiento diario de las acciones diarias: lo ideal sería reservar siempre un tiempo del día al pasado y al traspaso y otro tiempo al futuro y al nuevo puesto. Marcar acciones y reservar tiempos en exclusiva para que mentalmente podamos centrarnos sin problemas.

-Tenacidad y perseverancia: en los momentos de cambio todas las agendas están muy cargadas y es muy probable que reuniones programadas se vayan cambiando; si dejamos que esto ocurra, el tiempo de cambio se alargará y generará problemas. Esto significa que debemos insistir en que las agendas se respeten.

-Resolución de conflictos: tanto en la agenda como en la disposición de nuestro tiempo, se generarán conflictos entre la reclamación de tiempo de la persona que va a nuestro antiguo puesto y la que nos dirige en el nuevo. Si este conflicto es irresoluble, siempre elegir atender al nuevo puesto. Esto es así no por insolidaridad, sino porque muchas reclamaciones del antiguo puesto está demostrado que pueden ser gestionadas sin ayuda de la persona que anteriormente detentaba el puesto y que simplemente se acude a él por comodidad, mientras que en los nuevos puestos, se requiere un enfoque de la nueva persona que la antigua no puede aportar.

-Tener claro que nunca se cierra el proceso como querríamos: si buscamos la perfección, es posible que acabemos decepcionados, ya que el proceso de traspaso siempre es complejo y nunca lo dejamos tan cerrado como nos gustaría. Esto no debe frustrarnos y desde el primer momento debemos asumirlo.

Como vemos, el proceso de cambio es siempre algo incómodo que genera trabajar en los tres planos temporales (pasado, presente y futuro), lo que hace que muchas personas no puedan gestionar bien su tiempo y se carguen con un exceso de tensión y responsabilidad que les hace fracasar en este proceso. Es importante por tanto una buena planificación y un método que nos ayuda a pasar este momento de la mejor forma posible, teniendo siempre en cuenta que es imposible que hagamos un traspaso perfecto que responda a lo planificado.

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Aprender a aprender. Las fases del proceso de aprendizaje

diciembre 12, 2010 1 comentario

por Óscar Fajardo

Vivimos en una época donde los cambios continuos provocados por los avances tecnológicos y el fomento del intercambio de conocimiento hacen de lo aprendido muchas veces algo fugaz, y convierten al proceso de aprendizaje en pieza clave de la competitividad.

Si bien es cierto que quizás esto se ha acentuado en los últimos tiempos, no es menos cierto que este proceso de aprendizaje continuo siempre ha existido; y, a pesar de todos estos cambios, lo esencial, el propio proceso de aprendizaje y sus fases, no ha cambiado; quizás requiera más rapidez y dinamismo en su aplicación, pero la esencia no ha variado.

Lo que es indudable es que tanto en nuestros días como en el pasado, aquellos individuos y, por consiguiente, aquellas organizaciones que son capaces de aprender de las situaciones con mayor rapidez, tienen más posibilidades de supervivencia.

Qué es aprender

Podemos definir el aprendizaje como un proceso dinámico a través del cual el ser humano obtiene nuevos conocimientos y la capacidad para recordarlos y utilizarlos en el momento en que le son de utilidad.

Si desglosamos esta definición, encontraremos que en primer lugar el aprendizaje es entendido como un proceso dinámico. Esto supone que aprender no es una actitud estática que sucede en un instante y se acaba; muy al contrario, el aprendizaje es un proceso continuo que nunca tiene fin.

El segundo apunte destacable es que la cualidad de aprender le es dada al ser humano. El resto de los animales son instintivos, mientras que el ser humano se adapta a las situaciones mediante el aprendizaje. Esto supone que no existen organizaciones que aprenden. El aprendizaje organizativo no es más que el aprendizaje realizado por un conjunto de personas que se relacionan en el ámbito de la empresa.

Por último, el proceso de aprender implica obtener nuevos conocimientos y la capacidad de recordarlos para ser usados en momentos necesarios. Si lo que hemos vivido o experimentado no se convierte en conocimiento y no somos capaces de recordarlo ni de sacarlo a colación cuando es necesario, no habremos aprendido nada.

Este último punto es precisamente el que puede ser tratado con las fases del proceso de aprendizaje.

Fases del proceso de aprendizaje

1) Disposición y actitud: es fundamental y debe convertirse en una filosofía de vida; el individuo debe intentar esforzarse por aprender de forma continua y constante. Se nos van a presentar innumerables ocasiones para aprender y debemos aprovecharlas. Por lo tanto, el primer paso es programarse una actitud de aprendizaje.

2) Objetivo vital/Visión de la vida: todas las personas deben preguntarse por qué están en el mundo y qué es lo que desean hacer. Si respondemos a estas preguntas, ya dispondremos de un marco de referencia para acomodar el aprendizaje. El disponer de un marco de referencia nos ayuda de dos maneras: nos proporciona el estar activos en la búsqueda de aprendizaje, garantizando que nos focalizamos en lo que nos interesa y nos otorga un espacio mental en el que ir colocando y dando orden a nuestros aprendizajes.

3) Conocimientos previos: la consecuencia lógica de los anteriores puntos es que seguramente cuando nos enfrentemos a un aprendizaje no partamos de cero sino que tengamos conocimientos y experiencias aprendidas previas sobre las que o bien edificaremos el nuevo conocimiento o lo derribaremos si el nuevo se nos antoja más útil.

4) Metodología: es importante conocerse bien para saber que cada persona dispone de métodos más o menos explícitos para anclar el conocimiento aprendido. Ese método nos puede servir para anclar el conocimiento y su posterior reutilización o puede ser la base para una nueva construcción metodológica.

5) Consciencia de proceso/reflexión/ajustes al nuevo proceso: un buen aprendizaje se produce cuando el individuo se encuentra lo suficientemente relajado y emocionalmente tranquilo como para conocer cuál es el proceso. Normalmente, una vez en este estado, se produce la entrada mental de ese nuevo conocimiento a través de un proceso reflexivo que trata de enganchar ese conocimiento a nuestros esquema mental y metodológico. Ese proceso no finaliza hasta que no queda enganchado, bien con una metodología ya ideada, o bien con una nueva metodología fruto de combinar alguna antigua con ese nuevo conocimiento.

6) Registro del aprendizaje: el aprendizaje queda registrado con esa nueva metodología y se convierte en una fuente de referencia cuando alguna situación requiera su uso.

Como se ha comentado al comienzo del artículo, este proceso es similar siempre en cualquier circunstancia, lo único que cambia en nuestros tiempos es que el proceso ha de hacerse a una velocidad mayor. Ser consciente de este proceso nos ayuda a programarnos y a que las experiencias vitales que vivimos no pasen por nosotros sin dejar un conocimiento aprendido.