Inicio > Comportamiento Organizacional, Estrategia, Habilidades directivas, Innovación, Liderazgo, Management, sin categoría > Matriz de gestión del momento. Aprendiendo a gestionar los momentos en el trabajo

Matriz de gestión del momento. Aprendiendo a gestionar los momentos en el trabajo

 por Óscar Fajardo

Vivimos tiempos de incertidumbre y de cambios rápidos. Dichos cambios requieren de una flexibilidad muy desarrollada por parte de los trabajadores, que deben cada vez poseer más competencias. Una de ellas es la de la gestión del momento, que no del tiempo. Ahora, las personas en una misma jornada laboral tienen que atender problemas meramente tácticos en un momento y al siguiente afrontar reuniones de un marcado carácter estratégico o tener que acometer la preparación de informes que requieren un esfuerzo intelectual y racional mucho mayor.

Por tanto, cuanto más mejoremos la rapidez y capacidad para pasar de un estado a otro en los distintos momentos que se nos van presentando, más fácil será abordar los distintos retos que acometamos en el día a día.

Matriz de gestión del momento

Esta matriz simple nos permite detectar en qué momento nos encontramos y qué estrategia seguir ante cada uno de estos momentos. También nos permite realizar un diagnóstico sobre nuestro rendimiento dependiendo de las veces que nos encontremos habitualmente en un cuadrante o en otro.

Las variables para construir la matriz son las siguientes:

Importancia: entendida aquí como toda actividad que debemos abordar por su extraordinaria relevancia para el negocio, pero que no es necesario acabarla en el corto plazo

Urgencia: no es tan relevante para el negocio pero se requiere finalizarla en el muy corto plazo de tiempo.

Emocional: es el estado en el que nuestras emociones dominan las actuaciones que llevamos a cabo.

Racional: es el estado en el que es la razón la que domina nuestras acciones.

Dicho esto, la matriz nos presenta cuatro cuadrantes:

Cuadrante 1 (la inspiración): Emocional e importante: estos son los momentos de la genialidad. Normalmente se llega a ellos tras haber realizado una reflexión racional y haber diseñado una metodología para abordar la iniciativa. Son esos tiempos creativos que pueden surgir en cualquier momento del día porque el subconsciente está trabajando sin darnos cuenta.

Este cuadrante solo se produce cuando previamente ha habido un trabajo reflexivo y racional para proporcionarnos un marco de pensamiento. Si no, es imposible llegar a este estadio. Por tanto, para provocarlo es necesario un trabajo previo de preparación y conocimiento más relacionado con el relajamiento y la tranquilidad.

Este momento en cambio es de excitación y emoción.

Cuadrante 2 (la planificación): Racional e importante: este cuadrante se produce cuando la persona tiene el suficiente tiempo y la suficiente tranquilidad para analizar la situación y generar un marco y una metodología de abordaje de las iniciativas y los problemas. Es el momento de la planificación. Es fundamental ya que si no hacemos bien este proceso, no abordaremos de manera adecuada ninguno de los cuadrantes. Debemos procurarnos siempre un tiempo de forma regular en nuestra semana laboral para parar y reflexionar. Muchas personas lo hacen a través del teletrabajo 1 día a la semana o de otras tácticas. Si no lo hacemos, el día a día nos invadirá y con él el estrés al no sentirnos dueños de nuestro destino.

Cuadrante 3 (el estrés): Emoción y urgencia: este cuadrante es el que debemos evitar de forma constante. Es el principal causante del estrés y de los problemas laborales. Aquí el individuo suele ser presa del día a día y como predomina lo emocional, se generan soluciones poco adecuadas a los problemas y tensiones con el equipo. Se tiene una sensación de agotamiento y de escaso control sobre las acciones y suele llevar a una gestión autoritaria. Aunque estos momentos son inevitables, debemos intentar minimizarlos en el día a día y cuando sucedan, utilizar la inteligencia emocional  a través del autocontrol, autoconocimiento y la automotivación.

Cuadrante 4 (el control): Racional y urgencia: este cuadrante es básico para controlar el día a día. En él, la persona es consciente de la situación y de sus limitaciones y posibilidades, prioriza de forma ordenada y tiene control sobre sus acciones. Se siente tranquilo por que sabe lo que hace y por qué lo hace. Para desarrollar este cuadrante es básico aprender a decir no, a negociar, a gestionar el tiempo y a gestionar conflictos.

Este es el cuadrante ideal para evitar el estrés, conjuntamente con el cuadrante número 2.

Ante esta situación, el buen trabajador siempre se encuentra en los cuadrantes 2 y 4 y excepcionalmente en el 1. El cuadrante 3 es del que trata de huir aprendiendo y desarrollando distintas técnicas.

Para potenciar los cuadrantes positivos, debemos intentar lo siguiente:

Para el cuadrante 1: potenciar mucho el cuadrante 2 y la planificación y buscar momentos de relajación y de desconexión. Hay que provocarlos tras haber pensado y planificado previamente. Si estamos en el trabajo, podemos desconectar buscando algo en internet, entrando un rato en una red social o charlando un corto espacio de tiempo con el compañero de trabajo.

Para el cuadrante 2: ser muy riguroso con la metodología y la planificación. Buscar y diseñar métodos que nos permitan planificar y administrar con éxito. Pero antes de esto, debemos tener una sólida formación. Además, para estar en un estado de reflexión, necesitamos dejar las emociones a un lado, por lo que debemos buscar de forma regular espacios de reflexión y aislamiento del día a día. Una buena solución es reservar una mañana o un día a la semana a esto y no responder durante ese tiempo mails ni coger el teléfono.

Para el cuadrante 3: potenciar el resto de cuadrantes y ser consciente de que cuando se está en este cuadrante estamos siendo poco productivos y tenemos que parar. Hay que hacer una parada mental y física y buscar la relajación, despegándonos de la situación. El paso natural para solventar el problema es pasar al cuadrante 4 de forma rápida, organizando bien el día a día y de ahí al cuadrante 2.

Para el cuadrante 4: haber planificado de forma adecuada y utilizar métodos de gestión del tiempo (fijar tareas antes del comienzo de la jornada y no desviarse de ellas, aprender a decir no, descansos adecuados, tiempo para teléfono y mails, reuniones útiles, etc)

Como vemos, podemos ser dueños de nuestro propio destino laboral en el día a día y podemos hacer frente a las urgencias y tareas que reclaman de nosotros competencias muy distintas; pero para ello hemos de ser capaces de manejar diferentes roles y ser conscientes de la situación en la que estamos para tomar acciones que nos hagan ser más productivos.

Esta matriz nos permite situarnos en el momento en el que estamos y poder tomar las adecuadas medidas para gestionar el momento en el día a día.

Anuncios
  1. Aún no hay comentarios.
  1. No trackbacks yet.

Responder

Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: