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La implementación de los nuevos puestos en las organizaciones. Claves para el éxito

marzo 21, 2010 Deja un comentario

por Óscar Fajardo

Uno de los acontecimientos que ocurren continuamente en las organizaciones y que generan más estrés en las personas es la generación de nuevos puestos, con nuevas funciones y nuevos roles en la estructura de la empresa y su posterior implementación.

Como es sabido, los cambios siempre generan tensión en los primeros momentos, puesto que las personas se enfrentan a nuevas situaciones no controladas que las hacen moverse en territorios desconocidos donde reina la incertidumbre.

Para acortar esta fase de estrés y enfocar bien los esfuerzos, el proceso de implementación de nuevos puestos en las compañías es fundamental. Pero, desgraciadamente, es un proceso que pocas veces se acomete de forma correcta ya que no se le da la importancia que tiene y, sin embargo, es una de las claves para el buen funcionamiento del negocio.

Así como cuando acometemos la adquisición de algún recurso de capital no dudamos en realizar estudios para comprobar su utilidad y necesidad y para posteriormente conocer su ubicación y su vida útil, no ocurre lo mismo con las personas y sus puestos de trabajo.

Una mala definición y un mal proceso de implementación del puesto puede provocar que la inversión sea baldía, que la persona que lo desempeñe sufra un desgaste innecesario y que el funcionamiento de otras áreas se vea afectado.

Qué significa implementar un puesto

Implementar un puesto es el proceso por el cual la dirección de una organización analiza su situación actual desde el punto de vista interno y externo, detecta posibles gaps respecto a sus recursos para afrontar los nuevos retos, define el puesto que puede dar solución al gap, introduce el puesto en la organización, lo acompaña y realiza un seguimiento constante del mismo en los primeros tiempos.

Por lo tanto, vemos que la implementación no es un fenómeno improvisado, sino que siempre responde a unas necesidades detectadas y requiere de una planificación detallada y un seguimiento estricto por parte de la dirección.

Etapas de la implementación de un puesto desde la dirección

+Análisis de la situación/diagnóstico: la dirección, junto con el responsable del área donde pueda ser necesario el puesto, deben analizar bien la situación del macroentorno, del microentorno (sector, mercado, etc) y también la situación interna para saber exactamente si el momento actual requiere que desde la empresa se genere un puesto que de respuesta a un gap detectado y desde qué lugar y con qué funciones y recursos se le va a acompañar.

+Acuerdo sobre la necesidad del puesto: es fundamental que el responsable del área donde se va a crear el puesto, su responsable inmediato y RRHH compartan la necesidad de la existencia de ese puesto. Todo puesto está destinado al fracaso si no es compartida dicha necesidad por estas partes de la organización. También es básico que estos responsables sean conscientes de que el puesto no es para cubrir una necesidad operativa de un momento coyuntural, para lo que podría haber otras soluciones, sino que es un puesto necesario en la estructura para los próximos tiempos.

+Definición del puesto: liderado por el responsable de área y acompañado por su superior y por RRHH, es el momento de definir el puesto. Aquí se debe dar un nombre al puesto que represente claramente sus funciones, fijar su misión, sus objetivos, sus funciones, sus responsabilidades y su situación en organigrama, donde se establece su nivel de autoridad, jerarquía, ámbito de control, rol y nivel de relación con el resto de áreas. También se fijan los requerimientos para ese puesto tanto desde el punto de vista físico, psicológico, sociológico como desde el punto de vista de la formación y experiencia; por último, se fija la banda salarial y la definición del salario (tanto fijo como variable más posibles primas)

+Búsqueda y selección de candidato: aunque esta etapa daría para otro artículo, aquí nos limitaremos a decir que con el paso anterior hecho, ahora lo que se trata es de buscar candidatos internos en primer lugar y si no los hay, externos, para ocupar ese puesto.

+Comunicación del puesto: otra fase fundamental. Aquí, se debe elaborar un documento claro que resuma la definición del puesto y debe ser comunicado a toda la organización. La línea directiva lo hará a sus pares y a las direcciones superiores; el responsable de área se encargará sobre todo de la comunicación a toda la gente de su área y a las áreas con las que más se relaciona: por último RRHH lo hará en el resto de la organización empleando las vías habituales (tablones, publicaciones periódicas, intranets, web social, etc)

+Acogida del puesto: si es una persona nueva en la empresa, RRHH y su responsable de área le diseñarán una serie de entrevistas con distintas áreas para que tenga una visión general de la organización; posteriormente, el responsable de área lo presentará a todas las divisiones con las que habitualmente trabajará este nuevo puesto y contará detenidamente el puesto y su definición. Este segundo paso también se hará si la persona elegida pertenecía ya a la organización.

+Integración definitiva en el área: el responsable inmediato le presentará con más profusión a sus nuevos compañeros y les recordará sus funciones y su ámbito de control en esta área.

Dicho responsable le mostrará los objetivos estratégicos del área, las principales estrategias y los principales planes de acción, así como la cultura y forma de funcionamiento de su departamento, con sus actividades y procesos comunes, su forma de planificarse y organizarse, su estilo de dirección y los controles que se van a desarrollar. Se trata de que la persona recién entrada conozca cómo funciona su área, qué funciones cumple, cómo se organizan y qué procesos y metodologías emplean para adaptarse a ellas cuanto antes.

Desde el primer momento, se integrará a esta persona en toda la dinámica del grupo para que pueda trabajar cómodamente, y se le dotará de los recursos necesarios.

Es importante que en la primera entrevista de trabajo entre responsable y subordinado, el primero explique claramente lo que espera de él y le pregunte acerca de sus expectativas del puesto, para que todos compartan lo que debe conseguirse.

+Seguimiento: una vez integrado, durante los primeros meses (más o menos los tres primeros meses) la dirección debe hacer un seguimiento sobre la integración del puesto, acompañado por RRHH, mientras que el responsable directo llevará a cabo un seguimiento un poco más intensivo que al resto de su equipo hasta que vea que la integración es plena.

La integración desde el punto de vista del trabajador

Hasta ahora hemos visto el proceso que sigue la dirección hasta ser integrado el puesto en la organización. Pero, ¿cómo debe abordar el proceso la persona elegida?

Debe seguir los siguientes pasos:

+Humildad, optimismo y actitud de aprendizaje: lo primero que el trabajador ha de ser consciente es de que en el nuevo puesto debe aprender nuevas funciones, nuevas formas de organizarse, nuevas competencias, lo que requiere humildad, optimismo y ganas de aprender.

+Comunicar el optimismo y la buena disposición: por supuesto, esa actitud del primer punto, debe mostrarla al resto de la organización de forma continua.

+Exigir que el puesto este claramente definido: este punto es clave, no hay que tener miedo a exigir a los responsables que el nuevo puesto esté claramente definido y determinado, que sea entendido como necesario y que se le dote de los recursos suficientes. No tener miedo a preguntar y exigir en todos los ámbitos (nivel de autoridad, retribución, responsabilidad, recursos, etc)

+Exigir una comunicación clara a todas las áreas y un acompañamiento en la presentación del puesto: el puesto debe ser claramente comunicado y debe hacerse desde el primer momento; esto es clave, no debe dejarse pasar ni un minuto desde el anuncio hasta el proceso de comunicación del puesto. El primer objetivo del trabajador es hacer que su puesto sea conocido y entendido desde el primer momento.

+Integración en el nuevo área: se debe intentar integrar cuanto antes, no demorar ni el traslado a las nuevas dependencias, ni la participación en reuniones del área, ni el acceso a la información relevante y el conocimiento de la organización y los procesos, así como su adopción. Se debe pedir cuanto antes una reunión con su nuevo responsable donde el nuevo trabajador exponga lo que espera del puesto y el responsable le cuente lo que espera de él y lo que le va a proporcionar para su correcto desempeño.

Sí físicamente se demora la integración, por lo menos debemos comenzar a emplear toda la infraestructura de dicha área (secretarias, administrativos, etc) para que se nos perciba ya como miembros de pleno derecho. Por supuesto, exigir estar en todas las listas de distribución de comunicaciones del departamento y participar en la dinámica del departamento (comidas conjuntas, etc), así como buscar encuentros informales y reuniones formales y estar muy presente físicamente en el nuevo espacio físico (visitas habituales, etc)

+Petición de información relevante: el nuevo trabajador debe haber hecho en todo este proceso una reflexión de cómo cree él que debe ser este puesto, su desempeño y su relación con el resto. Fruto de esto y tras reunirse con su responsable, pedirá toda la información relevante del área para ponerse al día y compartir la visión del resto del equipo.

+Realización de planes: desde el primer momento, si hemos hecho bien todos los pasos anteriores, ya podremos comenzar a realizar los planes del puesto, ya que sabremos bien lo que debemos ofrecer y lo que se nos pide. Habrá un plan de área para ese puesto, donde se especificarán las distintas iniciativas a desarrollar con sus objetivos, estrategias, acciones y control y otro plan propio de la organización del área del puesto dentro del nuevo departamento. A estos planes hay que sumarle un plan de integración que contemple todos los pasos a dar (los vistos hasta ahora y los posteriores de seguimiento, reuniones con nuevos compañeros de área, etc) realizado por el propio trabajador para conseguir que esta integración sea plena. Por lo tanto, la integración requiere un plan específico del empleado que contemple el nivel de relación funcional, estructural y relacional con los nuevos compañeros y las distintas acciones a acometer para que el proceso sea exitoso. Es un trabajo en sí mismo que debe convivir con las propias tareas funcionales del puesto y con sus relaciones con otros departamentos.

+Seguimiento y control: una vez integrado, se trata de desarrollar ya el trabajo habitual y de tener un seguimiento y control del responsable del departamento, al igual que tienen el resto de los miembros más antiguos de dicho departamento.

Así pues, vemos que la implementación del puesto es un trabajo en sí mismo y que es el primer objetivo a la hora de poner en marcha una nueva función y nuevas responsabilidades. De nada vale hacer plan alguno por muy brillante que sea si no se ha producido la integración adecuada. En las primeras fases de un nuevo puesto, conviven por tanto los trabajos de comenzar a desempeñar las nuevas funciones y el de la integración en la nueva área. Solo trabajando en paralelo se conseguirá el éxito en este ámbito. Y en ello, el tiempo es fundamental. Debemos acelerar la integración tanto física como funcional, estructural y relacional.

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La Inteligencia Integral. Solución para abordar las exigencias del mundo actual

por Óscar Fajardo

Vivimos unos tiempos en la sociedad del conocimiento donde la exigencia laboral es creciente y multidisciplinar. Desde el ámbito puramente técnico, el alto ritmo de innovación y de cambios provoca que los trabajadores tengan que estar constantemente informados y preparados para aprender y desaprender de forma constante.

A su vez, la globalización y la liberalización del comercio, así como el auge de las nuevas tecnologías provoca un incremento de las relaciones sociales tanto intraempresa como extraempresa que las personas debemos saber manejar.

Y todo ello, sin descuidar nuestra esfera particular y familiar a través del fenómeno de la conciliación, haciendo de la gestión del tiempo algo básico y fundamental.

Parece pues que poder llegar a cumplir con todas estas exigencias requiere una suerte de superhombre que resulta casi imposible de llegar a ser, debido a las limitaciones intrínsecas a la propia naturaleza humana.

Así, nos estamos encontrando cada vez con más casos de personas de éxito laboral pero de fracaso en la conciliación y viceversa.

También encontramos carreras truncadas por el exceso de exigencia que provoca desgastes físicos y existenciales a menudo irrecuperables.

Esto ha llevado a que en los últimos tiempos hayan aparecido múltiples libros de autoayuda y movimientos basados en la inteligencia emocional y social que pretenden reubicar al hombre en este espacio temporal que estamos viviendo.

Pero estas inteligencias dejan algunas partes del ser humano incompletas y, aunque positivas, no cubren todas sus necesidades. Y es la Inteligencia Integral la que de una forma absoluta puede dar respuesta a esta situación.

La inteligencia integral como solución

El ser humano es complejo y multidimensional. Esas múltiples dimensiones deben ser abordadas de forma integral para poder responder a las exigencias del mundo actual. Eso es lo que trata de desarrollar la Inteligencia Integral. Esta inteligencia es un compendio de las distintas inteligencias que debe poseer el hombre para poder tener un desarrollo pleno y equilibrado.

La Inteligencia Integral se compone de las siguientes inteligencias:

-Inteligencia física: cualquier actividad humana tiene siempre un componente de esfuerzo físico. Las personas debemos conocer nuestros límites físicos, nuestra resistencia. Debemos prepararnos físicamente, cuidar la alimentación, las horas de sueño. El físico es una perspectiva fundamental si queremos tener un desarrollo equilibrado de nuestra existencia.

-Inteligencia psicológica: esta inteligencia trata de la relación del ser humano consigo mismo. Debemos hacer un esfuerzo por conocernos desde el ámbito psicológico. Esto incluye la inteligencia emocional con el autoconocimiento, autocontrol y automotivación, así como saber de nuestras actitudes, percepciones, creencias y personalidad, cómo se producen y cómo trabajarlas. También debemos analizar la parte racional de nuestros procesos de pensamiento.

-Inteligencia sociológica: está inteligencia habla de nuestra inclusión en el grupo y de la relación que dentro de ese grupo establecemos con otros grupos. La inteligencia social nos permite trabajar en equipo, ser empáticos, asertivos, escuchar activamente, gestionar conflictos, liderar.

-Inteligencia antropológica: esta inteligencia trata sobre la relación del individuo con el grupo en el que se integra. Nos permite conocer la influencia del grupo sobre nuestras actuaciones, el encaje con nuestra familia, etc.

-Inteligencia filosófica: en este ámbito nos preguntamos por el sentido de nuestra existencia. Es básica porque es la directora de nuestra vida. Aquí fijamos nuestro objetivo vital, la forma de ver la vida y la forma de comunicarla.

-Inteligencia económica: el ser humano debe aprender a administrar sus recursos limitados ante necesidades ilimitadas. Eso es la economía y el ser humano debe aprender a gestionar dichos recursos con inteligencia.

-Inteligencia política: el ser humano se desarrolla en sociedad. Y dentro de esa sociedad existen unas normas que nos damos y unos procedimientos para cumplir una serie de objetivos en sociedad. La persona debe conocer su desempeño y el lugar que ocupa en esta sociedad y como relacionarse con dichas normas.

-Inteligencia técnica: relacionada con el conocimiento del propio oficio. Es la parte más funcional y directamente desarrollada con lo que se nos exige en el trabajo. Es nuestro aporte como factor productivo a la economía y debe estar siempre actualizado.

-Inteligencia creativa: el ser humano es creativo por naturaleza. Pero esa creatividad necesita método y tiempo para su puesta en marcha. El hombre debe exigirse ser creativo.

-Inteligencia comunicativa: el ser humano no vive solo, sino que se relaciona. Y en esa relación, la comunicación es un elemento básico que debemos aprender a manejar. En este ámbito se incluyen las presentaciones eficaces, la forma de expresarnos y escribir, la dimensión de la imagen, etc.

-Inteligencia metodológica: también es básica, ya que es el esqueleto en el que vamos a ir colgando todo el aprendizaje que en el resto de inteligencias vamos a ir haciendo. El ser humano no puede vivir en permanente incertidumbre y necesita crear metodologías para ir abordando las diferentes situaciones que se le van presentando.

-Inteligencia espacial y temporal: todas estas inteligencias se desarrollan dentro de un marco espacial y temporal que debemos aprender a manejar. Hay que aprender a definir los espacios de actuación en nuestras vidas y aprender a gestionar el tiempo del que disponemos y en el que nos encontramos.

Al desglosar la inteligencia integral en las diferentes inteligencias que la componen, nos damos cuenta de la dificultad y el excepcional reto que entraña ser capaz de cultivar con éxito todas estas dimensiones. Sin embargo, debemos esforzarnos por hacerlo, ya que unas refuerzan a las otras y encontrando el equilibrio, podemos llegar a tener un desarrollo pleno de nuestra vida personal, social y laboral.