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Presentaciones eficaces. Claves para una comunicación de éxito

Por Óscar Fajardo

La globalización, el alto desarrollo tecnológico y el excedente de oferta han hecho que las oportunidades de diferenciación de nuestras organizaciones, nuestros productos y nuestros servicios sean cada vez más complicadas.

En este entorno, una de los principales objetivos de las personas y las empresas es conseguir la atención de un consumidor y una audiencia cada vez más entrenada en su preconsciente para obviar los mensajes que no le interesen.

Esto hace que la capacidad de comunicar y transmitir adecuadamente, y la habilidad para hacer presentaciones memorables se antoje fundamental para destacar nuestro mensaje entre el resto de ruido mediático.

Además, caminamos a una tendencia en la cual todos vendemos algo, nuestro prestigio, nuestra formación y experiencia, nuestro trabajo, etc. y esto lo hacemos cada vez más a través de presentaciones internas (ante nuestros jefes, nuestros colaboradores, la dirección) y externas (ante instituciones, medios de comunicación, grupos de interés diversos).

Sin embargo, a pesar de todo esto, la gran parte de las personas no acaban de concienciarse de la importancia de saber realizar presentaciones de forma eficaz y memorable. Muy a menudo acudimos a presentaciones cuyo mensaje podría ser interesante pero que, por una presentación ineficaz, se pierde en el olvido. Esto supone un coste de pérdida de tiempo, económica y de imagen de quien hace la presentación y de la organización que representa.

Por otra parte, existe la falsa creencia de que los comunicadores y buenos presentadores nacen y no se hacen. Sin dejar de reconocer que existen personas con habilidades especiales innatas para conectar con la gente, todos tenemos la posibilidad de salir airosos de una presentación si tenemos claros una serie de conceptos básicos.

Habilidades a fomentar en las personas que van a realizar presentaciones

A la hora de hacer presentaciones, existen una serie de habilidades que se pueden y deben trabajar para realizarlas de forma eficaz.

+Autoconocimiento: es importante conocerse bien a uno mismo antes de hacer una presentación. Es necesario hacer un examen y comprobar en nuestras relaciones sociales habituales qué parte de nosotros tiene más éxito con los demás. Hay gente que tiene una modulación de voz especial que la diferencia, otros son los movimientos, otros su mirada. Hay que ver cuáles son nuestras fortalezas para poder explotarlas en las presentaciones

+Tenacidad: hay que ensayar muchas veces delante del espejo. No hay que dejar nada para la improvisación. Además la improvisación siempre surge mejor cuanto más controlado y aprendido tenemos lo que vamos a decir. La mejor forma de hacer una presentación es llevarla bien aprendida.

+Empatía con el grupo: para ello, previamente tenemos que conocer a la audiencia, investigarla, saber qué les interesa y qué no. Se trata de darles lo que quieren oir y en la forma en que lo quieren oir.

+Confianza/Convicción: confíe en usted y piense siempre que nadie lo va a hacer mejor que usted. Si ya ha hecho presentaciones exitosas antes, piense en ellas y concienciese de que si lo ha realizado una vez, lo puede volver a repetir. Las personas que dicen de forma convincente lo que piensan tienen muchas más posibilidades de éxito.

+Memoria: aunque no hay que fiarlo todo a la memoria, sí es importante desarrollar la presentación de memoria en su gran parte para evitar fallos e imprevistos.

+Interrelación: debemos desarrollar la capacidad de interrelacionar conceptos de la presentación porque así haremos la presentación más cercana a la audiencia. La capacidad de desarrollar analogías rompe muchas barreras.

+Relativizar: al final, por muy mal que salga, para la audiencia esa presentación será un punto en su universo. La audiencia olvida rápidamente las malas presentaciones y solo recuerda las memorables. Todos debemos pasar por algún fracaso en nuestras presentaciones y esto no es relevante. A menudo el ponente le da más importancia de la que tiene a sus fallos.

+Expertos en la materia: debemos comportarnos como expertos en la materia de lo que vamos a hablar. Hay que investigar y profundizar, ya que así es la única manera de aportar más valor a una audiencia que se supone entendida del asunto.

+Presencia física: la presentación tiene mucho de puesta en escena y nuestra presencia física debe cuidarse e ir acorde con lo que queremos comunicar. Si es desenfadado, llevaremos un estilo desenfadado; si es muy formal, lo haremos formal.

+Lenguaje gestual: el lenguaje gestual es básico controlarlo porque comunica tanto o más que las palabras. Todo debe ir coordinado (mirada, manos, movimientos) con el ritmo de nuestra presentación.

+Ordenado: es importante que tengamos un esquema escrito y mental del orden de la presentación, porque solo así la gente puede llevarse una idea clara de lo que hemos querido comunicar

+Priorizar: las presentaciones tienen un tiempo limitado. Uno de los grandes errores de las personas que saben mucho sobre un determinado asunto es intentar contarlo todo constreñido en poco tiempo. Es mucho más valioso hacer un ejercicio de priorización y concentrar el esfuerzo en que se lleven la idea central que queremos comunicar.

Los dos ámbitos de la presentación. El Qué y el Cómo

Numerosos estudios sobre presentaciones eficaces corroboran que en el éxito de una presentación, el qué representa el 5% y el cómo el 95%. Sin embargo, todas coinciden en que ese 5% es la puerta de entrada para el éxito, sin él, da igual que nuestro cómo sea fantástico. Así, seguro que nos hemos encontrado con grandes comunicadores que a la hora de hacer las presentaciones son muy entretenidos, pero a la salida de la misma, queremos recordar algo de lo dicho y no somos capaces. En este caso, la presentación ha sido un fracaso. Eso es porque no se ha trabajado bien el qué.

¿Qué voy a contar?

Esta es la pregunta fundamental. Es por donde comienzan todas las presentaciones. Cuando vaya a hacer una presentación, tengo que realizar un esfuerzo intelectual importante para saber qué voy a contar. La pregunta fundamental es ¿qué me gustaría que recordara mi audiencia? Los grandes presentadores trabajan mucho el qué porque saben que una presentación ha sido eficaz si cada uno de los miembros de la audiencia se lleva una idea, aunque solo sea una idea pero clara de lo que hemos querido decir.

Para ello, es importante desarrollar un criterio importante sobre el tema a tratar, investigar y estudiar mucho, redactar en bruto la información y luego ir priorizando hasta llegar a limpiar el mensaje en lo básico.

¿Cómo lo voy a contar?

Una vez que sabemos lo que vamos a contar, es cuando decidimos la técnica o técnicas a emplear durante nuestra presentación para que el mensaje llegue con claridad a nuestra audiencia.

Lo primero que hemos de tener claro es que las presentaciones exitosas se componen de emoción y razón; para ello, el qué aporta la razón (el mensaje a comunicar) y el cómo debe apoyarse en la emoción (empleo de recursos audiovisuales, anécdotas, recuerdos, etc)

Una vez que tenemos esto claro, y aunque cada presentación es un mundo, existe un esquema básico para realizar presentaciones que nos puede servir como base para su desarrollo.

+Análisis de la audiencia y del lugar: una vez que hemos fijado el marco básico de nuestra presentación, se trata de conocer a nuestra audiencia para adaptar el mensaje y la forma de comunicarlo (número de asistentes, saber qué formación tienen, por qué están allí, que intereses tienen, sus motivaciones, sus distintas formas de percepción, edades, sexo, etc). También el lugar, la fecha y las condiciones de presentación deben ser examinado. Todo ello debe marcar nuestro mensaje y nuestro estilo.

+Fijación de objetivos: es importante fijar objetivos respecto a lo que quiero obtener yo de la presentación y lo que quiero que obtengan los demás. Este es el primer paso para la priorización anteriormente citada. Un objetivo delimita nuestro ámbito y nos facilita el centrarnos en lo que debe ser básico.

+Elaboración de apoyo escrito: puede ser mediante presentación proyectada o en papel, dependiendo de la circunstancia. Este documento debe ser el que guíe el esquema de la presentación, y debe tener un orden determinado que relataremos en los próximos puntos. Si es proyectada, la presentación debe ser el apoyo, el escenario y el fondo en el que nos movemos; debe ayudar a potenciar la emocionalidad, pero nunca debe ser una colección de puntos y texto que nadie va a leer y que le van a sacar de la presentación. Se recomienda emplear imágenes con analogías que refuercen lo que estamos diciendo a viva voz o grandes tipografías con número o mensajes únicos y sencillos.

+Esquema de presentación: una vez que ya estamos ante la audiencia, debemos desarrollar un esquema como el que sigue:

-Presentación: lo primero es presentarnos; en este momento decimos quiénes somos, nuestra formación y experiencia, pero siempre contaremos lo relacionado con lo que pueda ser de interés para la audiencia y alguna otra cosa que aunque no esté relacionada nos sea beneficiosa para potenciar el mensaje. Posteriormente y si la asistencia es limitada a diez personas, no más, podemos invitar con mucha delicadeza a que cada uno se presente. Esto nos sirve para romper el hielo y se suele emplear en clases de pocos alumnos y en ponencias con poca gente para romper la barrera emocional.

Una vez hecho esto, se presenta un pequeño índice de lo que se va a ver en la presentación y el tiempo que va a ocupar. Es fundamental para que las personas tengan una referencia.

-Introducción: en esta parte nos jugamos una buena parte de la presentación. Aquí nuestro objetivo es romper esa barrera que existe entre la audiencia y el ponente y que nos debe dar la tranquilidad de que hemos ganado su atención. Para ello, normalmente se emplean analogías, referencias a otros ámbitos, anécdotas e imágenes que coloquen a la audiencia en un plano emocional adecuado y les hagan relajarse y conectar con el ponente. También se pueden emplear recursos físicos como repartir algún objeto entre la audiencia, aparecer por lugares diferentes a lo habitual en el escenario, pedir la participación de la gente (que se levanten, que levanten la mano, etc.). Es fundamental que la introducción esté relacionada con nuestra presentación y con el análisis de la audiencia que hemos hecho con anterioridad.

-Desarrollo de la presentación: en esta fase es en la que vamos a desarrollar las ideas principales y priorizadas que previamente hemos decidido que han de aparecer. Han de seguir una secuencia lógica (por ámbitos, temas, etc.) por bloques que permita que la gente distinga bien un bloque de otro. Hemos de no acelerar el mensaje, de recalcar con imágenes y analogías las ideas básicas, de colocar ejemplos que ayuden a la visualización del mensaje. Es el núcleo de la presentación, es el qué queremos comunicar. Podemos en este punto permitir preguntas que nos interrumpan y así romper la monotonía del mensaje o interpelar con preguntas retóricas a la audiencia, que significa que no hace falta que contesten pero que les mantiene activos.

-Conclusiones: normalmente, antes del cierre se resumen las ideas básicas, estas sí en forma de puntos, para que la gente centre su atención en lo fundamental del mensaje y repasen mentalmente todo de lo que se ha hablado en la presentación.

-Cierre: también en el cierre debemos poner especial atención en hacer una llamada a la acción. Hay que volver a levantar a la audiencia y hacer que sientan interés por preguntar, por contactar con nosotros, por investigar más sobre lo tratado.

-Turno de preguntas: a veces, no siempre, se permite un turno de preguntas a la audiencia. Este se considera uno de los momentos más complicados porque supone salirse del guión y enfrentarnos a cuestiones que pueden ser desconocidas para nosotros. Lo fundamental aquí es ser consciente de que no tenemos las respuestas para todo y que si algo no lo sabemos, es mejor contestar con franqueza. La audiencia no te recordará por no contestar una pregunta, sino por tu presentación. Pero una presentación si puede quedar arruinada si contestamos una pregunta de forma inadecuada.

Algunas claves para ser eficientes en la presentación

-Preparar muy bien el mensaje y el qué voy a contar. Aprenderse de memoria el comienzo y dividir la presentación en bloques, sabiendo de memoria también el orden y comienzo de cada bloque.

-Practicar y practicar delante del espejo

-Hablar despacio y vocalizar

-Adecuar la presencia física al estilo y mensaje a comunicar

-Tener una actitud de humildad ante la audiencia

-Ser emocional y racional en la presentación

-Seguir un esquema lógico en la presentación de ideas

-Romper las barreras a través de distintas técnicas (interpelación a la audiencia, anécdotas, vídeos, chistes, etc.)

-Emplear reguladores (un boligrafo, rotulador u otros objetos que regulen nuestros gestos)

-Practicar los movimientos y el lenguaje gestual

-Pensar que esa presentación es una gota en el océano y darle la importancia justa, no presionarnos

-Utilizar técnicas de relajación y respiración previas a la presentación

-No confiarse

-No improvisar

-Uso de analogías para grabar el mensaje en la mente de las personas

-La presentación es un apoyo de lo que decimos, no al revés

-Asegurarse de que lo tecnológico no falla

-Fijar la mirada en cuatro o cinco personas distribuidas por todo el auditorio para ayudar a dirigir la mirada a todos

-Repartir la mirada

-Contar una historia. En el fondo, la presentación debe ser como contar un cuento o una historia.

-Si la presentación es muy larga, hacer pausas cada hora u hora y media

Como vemos, las presentaciones requieren de una gran preparación y de poca improvisación, lo que implica que todos somos capaces de hacerlo bien si nos lo proponemos. Y no olvide que las presentaciones le dan a uno la oportunidad de mostrar de forma única lo que quiere comunicar. Ante esto, más vale estar preparados.

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