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La gestión del tiempo para mejorar nuestra productividad

por Óscar Fajardo 

Una de las claves que hacen un país más próspero y poderoso económicamente es la productividad de sus trabajadores. En una época como la que vivimos, repleta de turbulencias y cambios y donde el valor de los recursos humanos se multiplica y se vuelve diferencial, la productividad en el trabajo se convierte en una importante ventaja competitiva.

 Así vemos que, entre otros muchos factores, en momentos de crisis como los que ahora vivimos, son los países con mayores cotas de productividad por trabajador los que mejor están soportando las dificultades, y sobre todo, y lo que es más crucial, los que primero van a salir de ella.

Indudablemente, uno de los factores que más influye en dicha productividad es la gestión del tiempo. Todos los trabajadores productivos destacan sobre todo por la capacidad que tienen de gestionar adecuadamente su tiempo.

Lo mismo ocurre con los grandes líderes empresariales, de los que habitualmente se resaltan múltiples facetas como la capacidad de ilusionar, comunicar, empatizar, dirigir, tener una visión diferente… pero nunca se recuerda que todo ello lo hacen gracias a que son unos extraordinarios gestores de su propio tiempo.

El tiempo es un recurso escaso, no se puede comprar ni vender, ni se puede aumentar ni disminuir. Y es un recurso estándar y mundial. El tiempo es el que es, el día se compone de 24 horas y no hay posibilidad de alargarlo. Además, este elemento interviene de forma definitiva en todos los ámbitos de las organizaciones: en los estados financieros (en el balance de situación la división entre inmovilizado y circulante la marca el tiempo, por ejemplo), en la producción, en la gestión de los stocks, en los recursos humanos, en la obsolescencia de la tecnología, etc.

Por lo tanto, el tiempo es un factor exógeno, no comprable ni vendible, que afecta a todas las organizaciones y que no es propiedad de nadie.

Ante esto, lo único que podemos hacer, al igual que ocurre ante un bien escaso, es aprender a gestionarlo de manera adecuada para sacarle el máximo provecho y obtener de ello ventajas competitivas.

La gestión del tiempo. Concepto y ámbitos en los que se desarrolla

Entendemos la gestión del tiempo como todas aquellas actividades que se planifican, organizan, implementan y controlan para conseguir un mayor rendimiento por cada unidad de tiempo consumida.

Es decir, la gestión del tiempo trata de optimizar cada unidad de tiempo empleada para cumplir con nuestros objetivos. Sin un adecuado enfoque de la gestión del tiempo, los objetivos no podrán ser cumplidos adecuadamente y probablemente o no se consigan o se logren con una mayor inversión económica de la prevista.

A la hora de abarcar las pautas y normas para una mejor gestión del tiempo, hemos de advertir que en esta ocasión vamos a tratar sobre los aspectos que son controlables por la propia persona; sin embargo, hemos de ser conscientes de que la gestión del tiempo no solo depende de nosotros, también existe una parte de la misma que depende de la organización en la que trabajemos, de su estructura, de su cultura y del estilo de liderazgo.

Dicho esto, en el ámbito personal de la gestión del tiempo existen dos dimensiones que debemos analizar y pautar para mejorar dicha gestión.

Dimensión propia-interna:

En esta dimensión analizamos los puntos a destacar que dependen de nosotros y que son previos a cualquier otra acción.

-Fijar la misión, visión y objetivos: al igual que hacen las organizaciones, nosotros para gestionar adecuadamente el tiempo es necesario que sepamos por qué existimos, cuál es nuestra misión, dónde queremos dirigirnos y qué objetivos y metas pretendemos conseguir. Sin este primer paso, la gestión del tiempo adecuada es imposible.

-Establecer unas líneas básicas de actuación: muy relacionado con lo que somos, debemos tener clara una coherencia y un estilo de hacer las cosas que van a marcar nuestro comportamiento y nuestras priorizaciones a la hora de gestionar el tiempo. Hay que ser fiel a uno mismo y a sus recursos y capacidades.

-Luchar porque desde la dirección fijen claramente cuáles son nuestras funciones y nuestro ámbito de control. Esto nos dará un marco en el cuál podremos gestionar el tiempo de forma más alineada con los objetivos de la organización.

-Conocer muy bien nuestras fortalezas y debilidades y tener un amplio conocimiento del negocio y de las áreas y grupos de interés con los que nos vamos a relacionar. Esto nos ayudará al paso posterior de priorización de las actividades.

-Establecer una planificación y organización del conjunto de tareas sin perder la visión global y el objetivo final.

-Emplear matrices ABC o clasificar las tareas en Importantes/urgentes/interesantes y priorizarlas de acuerdo a los objetivos personales y de negocio.

-Marcar unos entregables mínimos para cada trabajo en un tiempo determinado. Para todas las tareas marcaremos un mínimo de nivel de realización exigible y un tiempo para finalizarlo. Tan malo es entregar un trabajo insuficiente como entregar algo casi perfecto fuera de plazo.

-Controlar periódicamente el estado de las acciones y actividades emprendidas y no finalizadas. Esto hará que aquellas que se prolonguen demasiado y no podamos finalizarlas se eliminen de nuestra agenda, ya que se acaban convirtiendo en perturbadoras y generadoras de estrés.

-Organización del puesto de trabajo. Debemos intentar que el puesto de trabajo tenga un orden adecuado con los papeles bien colocados y hemos de hacer un esfuerzo cada cierto tiempo para realizar una limpieza del mismo. Los papeles, presentaciones atrasadas y otros documentos no leídos son generadores de tensión y estrés.

-Empleo adecuado de la tecnología. La tecnología debe ser un aliado para organizar nuestro trabajo y nuestra producción, pero a menudo se convierte en un enemigo de la gestión del tiempo. Se deben controlar muy bien los tiempos dedicados a la contestación de correos electrónicos y a la participación en entornos de web social.

-Realización de cuadros a largo, medio y corto plazo de las tareas. Es muy importante intentar diseñar un cronograma con las tareas a realizar en el año y los meses o semanas marcadas para la realización de cada tarea.

-Poner por escrito las tareas a realizar diarias. Debemos empezar el día repasando las tareas que debemos de realizar en el día y no desviarnos de esa hoja de ruta.

-Fijar espacios de tiempo para las actividades. Por ejemplo, fijar un momento al día para el teléfono, para los mails, para la web social, etc.

-Dedicar tiempo a descansar. Es fundamental cada cierto tiempo mantener un descanso y relacionarse con los demás compañeros.

-Actitud positiva. Por último, es importante mantener siempre una actitud positiva y pensar que el tiempo se puede gestionar de forma adecuada y que esto nos ayudará a ser más productivos y más felices.

Dimensión social-relación

En esta dimensión, lo que tratamos de gestionar es el tiempo en relación con los demás. Esta dimensión está íntimamente relacionada con la anterior, si la interna no la hemos planificado y dominado, esta dimensión solamente añadirá más tensión y problemas, pero si la hemos manejado bien, esta dimensión puede llegar a ser muy enriquecedora.

-Segmentar. Es importante marcar cuáles van a ser las áreas y grupos de interés que más valor aportan a nuestra tarea y priorizarlos.

-Priorizar las relaciones. Lamentablemente, el tiempo es limitado y nuestra capacidad de atender a las personas también es limitada. Es necesario priorizar y fijarnos en aquellos que son más relevantes para nuestra tarea.

-Aprender a decir no. Es básico que una vez trabajados los dos primeros puntos, pongamos en práctica esta acción que es la de aprender a decir no. Existen muchos ladrones de tiempo y perfiles tóxicos en la empresa a las que es bueno decir que no.

-Comunicar las líneas de actuación. Es importante que aquellos que se relacionan con nosotros tengan claro quiénes somos y lo que hacemos, porque así ellos sabrán qué es lo que nos pueden pedir y qué les podemos resolver y qué no, estableciendo ya un primer filtro que nos ahorrará tener que decir que no porque sus peticiones se salen de nuestro ámbito de control.

-Escuchar y dialogar. A menudo no gestionamos bien nuestro tiempo porque no escuchamos adecuadamente y entendemos mal el mensaje. Lo mismo ocurre con el diálogo; a menudo debatimos más que dialogamos, y  no se trata de enfrentarse al otro, sino de construir con el otro. Esto a la larga ahorra mucho tiempo.

-Delegar. Perder el miedo a la delegación si tenemos oportunidad para ello. Si hemos sabido fijar nuestras tareas y responsabilidades y sabemos lo que queremos y hasta dónde podemos llegar, la delegación nos ayudará a conseguir estos objetivos y nos hará sentirnos mucho más liberados.

-Empatizar. Por último, es importante ponerse en el lugar del otro, en su marco de pensamiento, para entenderlo mejor y poder dar respuestas más adecuadas. A menudo el no compartir posiciones es un elemento de desgaste que hace perder mucho tiempo en discusiones estériles.

Por lo tanto, y para concluir, observamos que gestionar el tiempo no es distinto de gestionar otro recurso productivo, con algunas peculiaridades que lo hacen un tanto especial. Pero no debemos perder de vista que solo aquellos que gestionan bien su tiempo son capaces de alcanzar un nivel de desarrollo profesional y personal elevado, por lo que es importante comenzar a gestionarlo desde el primer día.

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  1. Aún no hay comentarios.
  1. junio 5, 2009 en 4:28 am

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