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La gestión del tiempo para mejorar nuestra productividad

mayo 31, 2009 1 comentario

por Óscar Fajardo 

Una de las claves que hacen un país más próspero y poderoso económicamente es la productividad de sus trabajadores. En una época como la que vivimos, repleta de turbulencias y cambios y donde el valor de los recursos humanos se multiplica y se vuelve diferencial, la productividad en el trabajo se convierte en una importante ventaja competitiva.

 Así vemos que, entre otros muchos factores, en momentos de crisis como los que ahora vivimos, son los países con mayores cotas de productividad por trabajador los que mejor están soportando las dificultades, y sobre todo, y lo que es más crucial, los que primero van a salir de ella.

Indudablemente, uno de los factores que más influye en dicha productividad es la gestión del tiempo. Todos los trabajadores productivos destacan sobre todo por la capacidad que tienen de gestionar adecuadamente su tiempo.

Lo mismo ocurre con los grandes líderes empresariales, de los que habitualmente se resaltan múltiples facetas como la capacidad de ilusionar, comunicar, empatizar, dirigir, tener una visión diferente… pero nunca se recuerda que todo ello lo hacen gracias a que son unos extraordinarios gestores de su propio tiempo.

El tiempo es un recurso escaso, no se puede comprar ni vender, ni se puede aumentar ni disminuir. Y es un recurso estándar y mundial. El tiempo es el que es, el día se compone de 24 horas y no hay posibilidad de alargarlo. Además, este elemento interviene de forma definitiva en todos los ámbitos de las organizaciones: en los estados financieros (en el balance de situación la división entre inmovilizado y circulante la marca el tiempo, por ejemplo), en la producción, en la gestión de los stocks, en los recursos humanos, en la obsolescencia de la tecnología, etc.

Por lo tanto, el tiempo es un factor exógeno, no comprable ni vendible, que afecta a todas las organizaciones y que no es propiedad de nadie.

Ante esto, lo único que podemos hacer, al igual que ocurre ante un bien escaso, es aprender a gestionarlo de manera adecuada para sacarle el máximo provecho y obtener de ello ventajas competitivas.

La gestión del tiempo. Concepto y ámbitos en los que se desarrolla

Entendemos la gestión del tiempo como todas aquellas actividades que se planifican, organizan, implementan y controlan para conseguir un mayor rendimiento por cada unidad de tiempo consumida.

Es decir, la gestión del tiempo trata de optimizar cada unidad de tiempo empleada para cumplir con nuestros objetivos. Sin un adecuado enfoque de la gestión del tiempo, los objetivos no podrán ser cumplidos adecuadamente y probablemente o no se consigan o se logren con una mayor inversión económica de la prevista.

A la hora de abarcar las pautas y normas para una mejor gestión del tiempo, hemos de advertir que en esta ocasión vamos a tratar sobre los aspectos que son controlables por la propia persona; sin embargo, hemos de ser conscientes de que la gestión del tiempo no solo depende de nosotros, también existe una parte de la misma que depende de la organización en la que trabajemos, de su estructura, de su cultura y del estilo de liderazgo.

Dicho esto, en el ámbito personal de la gestión del tiempo existen dos dimensiones que debemos analizar y pautar para mejorar dicha gestión.

Dimensión propia-interna:

En esta dimensión analizamos los puntos a destacar que dependen de nosotros y que son previos a cualquier otra acción.

-Fijar la misión, visión y objetivos: al igual que hacen las organizaciones, nosotros para gestionar adecuadamente el tiempo es necesario que sepamos por qué existimos, cuál es nuestra misión, dónde queremos dirigirnos y qué objetivos y metas pretendemos conseguir. Sin este primer paso, la gestión del tiempo adecuada es imposible.

-Establecer unas líneas básicas de actuación: muy relacionado con lo que somos, debemos tener clara una coherencia y un estilo de hacer las cosas que van a marcar nuestro comportamiento y nuestras priorizaciones a la hora de gestionar el tiempo. Hay que ser fiel a uno mismo y a sus recursos y capacidades.

-Luchar porque desde la dirección fijen claramente cuáles son nuestras funciones y nuestro ámbito de control. Esto nos dará un marco en el cuál podremos gestionar el tiempo de forma más alineada con los objetivos de la organización.

-Conocer muy bien nuestras fortalezas y debilidades y tener un amplio conocimiento del negocio y de las áreas y grupos de interés con los que nos vamos a relacionar. Esto nos ayudará al paso posterior de priorización de las actividades.

-Establecer una planificación y organización del conjunto de tareas sin perder la visión global y el objetivo final.

-Emplear matrices ABC o clasificar las tareas en Importantes/urgentes/interesantes y priorizarlas de acuerdo a los objetivos personales y de negocio.

-Marcar unos entregables mínimos para cada trabajo en un tiempo determinado. Para todas las tareas marcaremos un mínimo de nivel de realización exigible y un tiempo para finalizarlo. Tan malo es entregar un trabajo insuficiente como entregar algo casi perfecto fuera de plazo.

-Controlar periódicamente el estado de las acciones y actividades emprendidas y no finalizadas. Esto hará que aquellas que se prolonguen demasiado y no podamos finalizarlas se eliminen de nuestra agenda, ya que se acaban convirtiendo en perturbadoras y generadoras de estrés.

-Organización del puesto de trabajo. Debemos intentar que el puesto de trabajo tenga un orden adecuado con los papeles bien colocados y hemos de hacer un esfuerzo cada cierto tiempo para realizar una limpieza del mismo. Los papeles, presentaciones atrasadas y otros documentos no leídos son generadores de tensión y estrés.

-Empleo adecuado de la tecnología. La tecnología debe ser un aliado para organizar nuestro trabajo y nuestra producción, pero a menudo se convierte en un enemigo de la gestión del tiempo. Se deben controlar muy bien los tiempos dedicados a la contestación de correos electrónicos y a la participación en entornos de web social.

-Realización de cuadros a largo, medio y corto plazo de las tareas. Es muy importante intentar diseñar un cronograma con las tareas a realizar en el año y los meses o semanas marcadas para la realización de cada tarea.

-Poner por escrito las tareas a realizar diarias. Debemos empezar el día repasando las tareas que debemos de realizar en el día y no desviarnos de esa hoja de ruta.

-Fijar espacios de tiempo para las actividades. Por ejemplo, fijar un momento al día para el teléfono, para los mails, para la web social, etc.

-Dedicar tiempo a descansar. Es fundamental cada cierto tiempo mantener un descanso y relacionarse con los demás compañeros.

-Actitud positiva. Por último, es importante mantener siempre una actitud positiva y pensar que el tiempo se puede gestionar de forma adecuada y que esto nos ayudará a ser más productivos y más felices.

Dimensión social-relación

En esta dimensión, lo que tratamos de gestionar es el tiempo en relación con los demás. Esta dimensión está íntimamente relacionada con la anterior, si la interna no la hemos planificado y dominado, esta dimensión solamente añadirá más tensión y problemas, pero si la hemos manejado bien, esta dimensión puede llegar a ser muy enriquecedora.

-Segmentar. Es importante marcar cuáles van a ser las áreas y grupos de interés que más valor aportan a nuestra tarea y priorizarlos.

-Priorizar las relaciones. Lamentablemente, el tiempo es limitado y nuestra capacidad de atender a las personas también es limitada. Es necesario priorizar y fijarnos en aquellos que son más relevantes para nuestra tarea.

-Aprender a decir no. Es básico que una vez trabajados los dos primeros puntos, pongamos en práctica esta acción que es la de aprender a decir no. Existen muchos ladrones de tiempo y perfiles tóxicos en la empresa a las que es bueno decir que no.

-Comunicar las líneas de actuación. Es importante que aquellos que se relacionan con nosotros tengan claro quiénes somos y lo que hacemos, porque así ellos sabrán qué es lo que nos pueden pedir y qué les podemos resolver y qué no, estableciendo ya un primer filtro que nos ahorrará tener que decir que no porque sus peticiones se salen de nuestro ámbito de control.

-Escuchar y dialogar. A menudo no gestionamos bien nuestro tiempo porque no escuchamos adecuadamente y entendemos mal el mensaje. Lo mismo ocurre con el diálogo; a menudo debatimos más que dialogamos, y  no se trata de enfrentarse al otro, sino de construir con el otro. Esto a la larga ahorra mucho tiempo.

-Delegar. Perder el miedo a la delegación si tenemos oportunidad para ello. Si hemos sabido fijar nuestras tareas y responsabilidades y sabemos lo que queremos y hasta dónde podemos llegar, la delegación nos ayudará a conseguir estos objetivos y nos hará sentirnos mucho más liberados.

-Empatizar. Por último, es importante ponerse en el lugar del otro, en su marco de pensamiento, para entenderlo mejor y poder dar respuestas más adecuadas. A menudo el no compartir posiciones es un elemento de desgaste que hace perder mucho tiempo en discusiones estériles.

Por lo tanto, y para concluir, observamos que gestionar el tiempo no es distinto de gestionar otro recurso productivo, con algunas peculiaridades que lo hacen un tanto especial. Pero no debemos perder de vista que solo aquellos que gestionan bien su tiempo son capaces de alcanzar un nivel de desarrollo profesional y personal elevado, por lo que es importante comenzar a gestionarlo desde el primer día.

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Los Mapas Estratégicos y el Balance Scorecard aplicados a la gestión personal. Una nueva vía para mejorar las competencias y el desempeño.

por Óscar Fajardo

Si analizamos con cierto detenimiento la marcha de las empresas del Fortune 500, el índice que recoge la marcha de las compañías más poderosas del mundo, observamos que aquellas que mantienen durante años un nivel de crecimiento sostenido son las que poseen una misión y una visión muy claras, con unas líneas estrategicas extraordinariamente definidas que permiten que todos sus empleados y grupos de interés conozcan lo que son y cómo se comportan.

Otras empresas, en cambio, desaparecen o sobreviven a duras penas en gran parte por ser empresas oportunistas, sin una clara hoja de ruta y sin unos objetivos estratégicos definidos que marquen su camino.

Curiosamente, vemos como casi todas las empresas triunfadoras están o han sido lideradas en su momento por personas especiales, diferentes, que han trasladado ese ADN único a sus compañías, haciéndolas destacar por encima del resto.

Hay un claro paralelismo entre la marcha de las empresas y las características y habilidades de sus personas fundadoras, impulsoras y directivas. Son aquellas personas que poseen una visión clara de lo que quieren ser, un sentido claro de por qué existen y unos objetivos vitales definidos las que son capaces de liderar con éxito.

Curiosamente, muchos directivos y personas no tienen esto en cuenta, preparan planes estratégicos detallados en sus compañías, pero no poseen un plan estratégico para su vida y para su desarrollo como personas.

Y estas prácticas están abocadas al fracaso. Las personas han de tener un objetivo vital claro y marcado (un sentido de su existencia), tienen que esforzarse además por poseer una visión diferente del mundo (una mirada distinta hacia todo) y deben cultivar una forma particular y personal de expresar esa visión.

Son dichas prácticas las que van a permitir saber situarnos en cada momento, tomar decisiones acertadas en todos los ámbitos personales y profesionales, y hacernos diferente del resto de personas.

Para poder enfocar la gestión personal, podemos aplicar técnicas que se han manifestado exitosas en el mundo del management empresarial tales como el mapa estratégico y el balance scorecard.

El Mapa Estratégico personal

El mapa estratégico es una herramienta extraordinariamente útil para marcar las hojas de ruta en las organizaciones, y también en la trayectoria vital de las personas.

Para cualquier proyecto, y nuestra vida es sin duda el más importante, es fundamental tener un dibujo claro de cuáles son los caminos que debemos tomar para optimizar nuestros recursos y nuestros esfuerzos y lograr resultados positivos.

En las empresas, los mapas estratégicos nos obligan a ver la empresa desde distintas perspectivas y a marcar para cada una de ellas una serie de iniciativas estratégicas que nos ayuden a conseguir los objetivos.

En la gestión de nuestra propia persona, también deberíamos fijar una serie de perspectivas que conformaran nuestro mapa único y personal.

Podemos, por lo tanto, crear unas perspectivas dentro de las cuales llevaremos a cabo las iniciativas de desarrollo que nos ayuden a mejorar de forma continua.

Las perspectivas básicas son las siguientes:

Perspectiva identidad: esta es la primera que debemos abordar. Cada persona debe plantearse qué es en realidad, cuál es su trayectoria hasta ese momento en el ámbito profesional y personal, su experiencia, qué lo hace diferente de los demás, cuál es su propuesta de valor y los atributos que lo definen. A partir de aquí, debe pensar en sus objetivos y ver el gap entre los objetivos vitales y su estado actual, y trabajar en aquellos atributos que le faltan o le sobran. Es la perspectiva inicial que todos deben completar puesto que es en la que nos definimos y fijamos hacia dónde queremos ir.

Perspectiva física: a veces lo físico se descuida y normalmente tienen en nuestro desempeño profesional y personal mucha más importancia de la que parece. Es fundamental analizar en qué situación nos encontramos y ver en qué medida podríamos mejorarla. El físico nos abre y nos cierra puertas en muchas ocasiones sin nosotros ni siquiera conocerlo. Es importante conocerse a uno mismo y ver sus limitaciones y posibilidades, y esto incluye lo físico.

Perspectiva emocional: es básico conocer nuestras competencias emocionales. Hay que analizarse y saber si poseemos autoconocimiento de nuestros comportamientos, si tenemos autocontrol y automotivación; también hay que comprobar nuestras habilidades sociales y nuestra empatía. Muchos desarrollos profesionales se ven limitados precisamente por falta de preparación en este ámbito.

Perspectiva técnica-formacional: todos tenemos que aprender. Aprender se ha convertido en el nuevo paradigma. Nunca hay que dejar de aprender. Los nuevos retos nos van a situar ante nuevas situaciones en las que nos faltará experiencia y formación. Debemos mirarnos desde el plano personal y profesional y comprobar qué materias nos hacen falta para llegar a nuestros objetivos que no dominamos. Por ejemplo, un directivo puede ser un extraordinario especialista en financiero, pero carecer de conocimientos en comunicación, lo que limita sus posibilidades de éxito profesional. Por tanto, hay que saber dónde se desea estar en un futuro y comprobar desde el ámbito formacional en qué debemos mejorar.

Perspectiva relacional-social: cada vez es más importante la interacción social para conseguir nuestros logros. Muchas personas poseen el don innato de la relación, pero la gran mayoría carecen del mismo y es necesario trabajar este aspecto. Las nuevas tecnologías complican aún más este escenario con las redes sociales que hacen que cada vez existan más posibilidades de relación. En este entorno, la persona debe planificar muy bien cómo se va a relacionar, con quién y a través de qué plataforma. Por ejemplo, hay que comenzar a ver en qué asociaciones y colegios profesionales nos puede interesar estar, a qué eventos nos puede convenir asistir, qué redes sociales y grupos dentro de ellas debería potenciar; qué asociaciones de antiguos alumnos de escuelas de negocio debo frecuentar, etc. Cada vez más es en estos entornos donde pueden surgir oportunidades profesionales, donde podemos aprender nuevos conocimientos, etc.

Sin esta perspectiva, nuestro perfil no estará completo porque el ser humano es un animal social y necesita relacionarse. De nada sirve tener una extraordinaria formación, una experiencia profesional vasta y luego no comunicarlo ni hacerlo ver a través de las relaciones sociales.

Perspectiva marca personal: por último, si hemos trabajado bien las anteriores perspectivas, deberíamos poseer ya una identidad clara de nosotros mismos, lo que somos y lo que queremos ser, y haber definido claramente los atributos que ahora nos identifican y los que nos gustaría que nos identificaran a futuro. Ahora es fundamental priorizar aquellos que son más importantes en cada ámbito en el que nos movemos y potenciarlos, de tal manera que cada uno tengamos nuestra propia marca personal que nos haga reconocibles y diferentes.

El Balance Scorecard personal

Una vez que ya hemos definido nuestras perspectivas, toca aplicar la técnica del Balance Scorecard, que no es más que fijar para cada una de las perspectivas una serie de objetivos a lograr, unas metas a cumplir en estos objetivos, un indicador que mida el grado de cumplimiento, una iniciativa a desarrollar para su logro y un tiempo de realización.

Por ejemplo, si deseo desarrollarme como consultor pero me faltan contactos profesionales, puedo marcarme como objetivo mejorar mi presencia en el entorno profesional, fijar como iniciativa tener presencia en algún colegio profesional y marcar una fecha para haber cumplido ese objetivo, así como el grado de cumplimiento que deseo (en este caso, no solo estar en este colegio profesional, sino obtener un número de contactos anuales).

Lo normal es que si hemos trabajado bien el Balance Scorecard y los mapas estratégicos, podamos dibujar un mapa en el que las diferentes iniciativas de mejora para las distintas perspectivas estén relacionadas entre sí y clarifiquen cuál debe ser nuestra estrategia en la gestión de nuestra persona.

Si elaboramos estos procedimientos para algo externo a nosotros como es la empresa, ¿por qué no emplearlo para mejorar nuestras competencias y desempeño personal?

Los grandes líderes desarrollan este proceso de forma innata, porque conocen bien sus aptitudes y sus limitaciones en estos ámbitos; pero estas técnicas abren el camino a que todos reflexionemos sobre dónde estamos y dónde queremos estar en un futuro. Y lo más importante, es que en esta ocasión solo depende de nosotros mismos.