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Gestión de stocks. Fundamentos y estrategia

por Óscar Fajardo

 

Las claves competitivas del entorno turbulento que vivimos en la mayoría de los sectores hoy en día pasan por ofrecer un servicio rápido, personalizado, de calidad, fiable y al menor coste posible. Dentro de esta difícil ecuación, los stocks juegan un papel fundamental para lograrlo. Una rotura de stock provoca un desabastecimiento de la demanda cuyo coste de oportunidad a veces es irreparable.

 

A esto hay que añadir la concienciación que sobre los stocks y su gestión se impuso en Europa Occidental en los años 90 al descubrir el éxito de los sistemas lean puestos en marcha por empresas japonesas como Toyota con su enfoque just in time.

 

Por lo tanto, la correcta gestión de stocks se ha convertido en un elemento indispensable para mantener una competitividad adecuada en el mercado de hoy en día. Probablemente una adecuada gestión de stocks no marque la diferencia fundamental que nos haga superar a los competidores, pero sí que su incorrecta materialización puede anular cualquier otra ventaja competitiva de la que pudiéramos disponer.

 

Sin embargo, dicha gestión de stocks continúa enfrentándose al problema de la falta de concienciación por parte de gran parte de las áreas de las organizaciones respecto a su importancia en el resultado final. Y así nos encontramos con departamentos de compras que no tienen en cuenta el coste de almacenamiento, sino que priorizan el coste de la compra y el servicio a tiempo; unos departamentos comerciales y de marketing que exageran sus previsiones para evitar roturas de stock y unos departamentos de producción que fijan su principal objetivo en tener materia prima para no romper la cadena de fabricación y poder servir adecuadamente el producto.

 

Para todo ello, ha comenzado a entrar en funcionamiento en muchas empresas el concepto de trade-off, compensaciones por las cuales las distintas áreas que mayor implicación tienen en la gestión del stock renuncian a parte de sus objetivos con el fin de conseguir un resultado final más ajustado a los objetivos globales de la organización, y no a sus objetivos exclusivos de departamento.

 

Qué es la gestión de stocks y qué función desempeñan en la organización

 

La gestión de stocks es la actividad y el empleo de capital y recursos para planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la máxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

 

Si hubiera que definir las funciones básicas que cumplen los stocks en el entramado empresarial, tendríamos que señalar como fundamentales las siguientes:

 

-Asegurar el abastecimiento constante de materias primas para la fabricación de productos. La gestión de stocks debe permitir que la cadena de suministro siempre proporcione materia prima en el momento en que sea requerida. Lo ideal es que siempre de la cantidad justa y necesaria, pero la variación de la demanda y la velocidad y organización de los procesos provoca que a menudo se acumule más stock del necesario para permitir dar un servicio a tiempo.

 

-Permitir el servicio continuado de productos a la demanda existente. La tenencia de inventario y stock permite atender al consumidor cuando demande el producto, ya que disponemos del mismo en el almacén. Aquí, como en la anterior función, la tendencia durante mucho tiempo ha sido a acumular productos en almacén para evitar problemas de desabastecimiento, con el consecuente aumento de los costes.

 

-Por último, y aunque no es su finalidad, los stocks son empleados muchas veces como elementos de especulación para ganar dinero. En efecto, algunas empresas con costes de almacenamiento ajustados, acumulan materias primas ante la previsión de que suban de precio, y luego las comercializan ya transformadas cuando se produce esa subida, permitiendo de una parte abaratar el coste de compra de materias primas, y por otra vender a un precio más elevado sus productos, en consonancia con la subida de las materias primas que lo componen.

 

Por tanto, el objetivo de una correcta gestión de stocks debe ser el conseguir abastecer a la cadena de fabricación y a la demanda en su justa medida, con la mayor calidad y al menor coste posible.

 

Principales costes de los inventarios

 

La tenencia de inventarios tiene múltiples ventajas, pero también nos hace incurrir en unos costes que han de ser tenidos en cuenta.

 

-Costes de almacenaje: la unidad de negocio en algunas organizaciones, la dirección comercial o el propio departamento de operaciones han de soportar un coste por la ocupación del espacio en almacén. Este coste se mide en volumen de material en almacén y por tiempo de estancia.

 

-Costes de seguro: íntimamente unido al anterior coste, la tenencia de stocks hace que estos tengan que ser asegurados ante cualquier imprevisto o daño.

 

-Coste de oportunidad: la inversión en stocks de un determinado material inmoviliza capital que podría haber sido empleado en otras inversiones que podrían haber producido un mayor beneficio.

 

-Costes financieros: normalmente la adquisición de esos stocks genera un coste financiero puesto que ha debido ser solicitado a proveedores o a entidades financieras que cobran un interés por ello.

 

-Costes administrativos: la tenencia de stocks implica un trabajo administrativo de mantenimiento que posee también un coste.

 

-Coste de obsolescencia: los stocks sufren un proceso de obsolescencia, o bien técnica porque nuevos avances los dejan anticuados, o bien simplemente por el paso del tiempo o por el deterioro en el propio almacén. Este coste también ha de ser valorado.

 

-Coste de ruptura de stocks: este sea quizás el más importante. Consiste en el coste que tiene la organización por no servir adecuadamente al cliente demandante. Esto provoca en primer lugar una pérdida por el valor de la venta no efectuada, pero también afecta a la imagen de la empresa, a la pérdida de un cliente que entregamos a nuestros competidores y que pueden fidelizarlo y a una mayor inversión para intentar corregir esta ruptura acelerando el proceso de fabricación (con el consiguiente riesgo de merma de la calidad), y a una mayor inversión para recuperar al anterior cliente perdido e intentar captar a nuevos clientes que lo suplan si no es posible recuperarlo.

 

 Tipos de stock existentes

 

-Stock base: es el stock de materiales o productos que siempre tenemos en almacén y que se mantiene igual aunque estemos en periodo de reposición.

 

-Stock de seguridad: es el stock de materiales o productos que tenemos para hacer frente a las posibles variaciones de la demanda no previstas en un ciclo normal de actividad.

 

-Stock de infraestructura: este stock es necesario cuando existen varios almacenes y no se permite el traslado de material y productos de uno a otro para solventar problemas de abastecimiento y servicio.

 

-Stock en tránsito: son todas las materias primas, productos semiterminados y productos acabados que aún no se encuentran en almacén. Estos productos no deben ser considerados como inventario disponible por la red comercial.

 

-Stock estacional o de anticipación: es el stock de material adquirido cuando el ritmo de fabricación y el de demanda anual no coinciden en el tiempo. Por ejemplo, las fábricas que producen en primavera y venden en verano normalmente acumulan mucho stock antes del verano para luego darle salida en esta temporada. Lo ideal sería hacer coincidir el tiempo de fabricación con el de demanda estacional, pero esto solo es posible en entornos con un just in time muy desarrollado.

 

Etapas para la gestión de stock

 

1) Análisis de la situación: en esta etapa, los responsables de la gestión de stocks deben, de una parte, analizar internamente todo el stock que poseen, lo cual incluye analizar los siguientes puntos:

 

*Cantidad actual de stock, número de SKU (unidades de stock) y familias de productos

*Lugar y espacio que ocupan en almacén

*Flujo de entrada y salida por SKU y familias de productos

*Cantidad de stock base, de seguridad, de infraestructura, en tránsito y estacional

*Valoración de dichas unidades de stock (métodos FIFO, LIFO, precio medio, etc)

*Análisis de los costes de los stocks

*Análisis de las previsiones de compras y fabricación para el periodo

*Análisis del histórico de ventas por SKU y familias de productos

*Cálculo del índice de rotación de los SKU y familias de productos

*Análisis de los periodos medios de almacenamiento

 

2) Fijación de objetivos:

 

*Objetivos de número de SKU y de familias de producto en stock

*Objetivos de stocks base, de seguridad, de infraestructura, en tránsito y estacional

*Objetivos de servicio a las diferentes áreas y de atención a la demanda en tiempo y en coste.

*Objetivos de rotación de stock

*Objetivos de costes

 

3) Estrategias:

 

*Clasificación de los stocks en ABC: al igual que en las estrategias comerciales cuando se clasifican a los clientes, debemos clasificar los SKU en ABC dependiendo de su importancia. Las SKU clasificadas como A deben ser las más importantes, las que requieren un servicio y atención mayor, las que requieren una gestión y seguimiento constante. Las B requieren menor atención y las C son las que deben tener la menor de las inversiones.

 

*Estrategias de mantenimiento de stocks: minimización de costes de mantenimiento, de espacio ocupado, financieros, etc.

 

*Estrategia de reaprovisionamiento: fijar la cantidad de pedido óptima, el momento de pedido óptimo, el método de reaprovisionamiento (determinista, clásico, reaprovisionamiento continuo)

 

4) Control:

 

*Indicador para medir el coste de almacenamiento por SKU y familia de productos

*Indicador para medir el índice de rotación de SKU y familias de productos

*Indicador para medir el periodo medio de almacenamiento

*Indicador que mida la cobertura (tiempo que podemos cubrir con el stock actual la demanda)

*Indicador que mida las roturas de stock producidas a lo largo del ejercicio

 

Este tipo de etapas son las vitales y básicas que cualquier área responsable de la gestión de stocks debe plantearse para que la demanda se atendida de forma continuada y de una manera rápida, flexible, fiable y a un coste ajustado.

 

Cualquier fallo en la gestión de stocks provoca riesgos costosos de corregir y que las organizaciones de hoy en día no pueden permitirse si pretenden ser competitivas.

 

 

 

 

  1. Aún no hay comentarios.
  1. octubre 26, 2010 a las 11:30 am

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