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Cómo elaborar un Plan de Gestión Anual para un área de la organización

por Óscar Fajardo

Cualquier responsable de una unidad estratégica de negocio, una unidad de soporte, de servicio o de apoyo o una unidad funcional se enfrenta en un momento determinado del año a la elaboración de un plan anual que debe dirigir su actividad durante el siguiente ejercicio.

El abordar esta tarea es complejo puesto que se han de manejar multitud de datos, experiencias, indicaciones y ámbitos y resumirse en un documento que sea entendible, comunicable y abordable por los miembros del equipo.

La clave para una correcta realización en tiempo y forma de este plan sin que se nos quede nada fundamental sin plasmar es disponer de una metodología. Muchos directivos y mandos intermedios han conseguido disponer de un método tras haberse enfrentado a esta labor durante años, consiguiendo con ello una mayor facilidad para definir, implementar y medir las acciones a llevar a cabo.

Etapas para la elaboración del plan

Las etapas fundamentales para la elaboración de un plan anual son:

1)     Tomar consciencia de que la unidad que se dirige es como un pequeño negocio en cuya gestión tiene que ser contemplada una misión propia, una visión propia, unas funciones, una estructura organizativa con su correspondiente gestión de personas, etc. Esto es importante porque a veces un director de marketing, por ejemplo, centra su esfuerzo en hacer un plan de marketing detallado con una buena metodología pero se olvida de que esa área cuenta con personas que han de desarrollarlo y deben organizarse, con un presupuesto económico que hay gestionar y con unas áreas internas con las que debe relacionarse. Esto supone que debemos manejar un espectro mucho mayor de lo meramente funcional.

2)     Enmarcar el ámbito en el que se va a desarrollar el plan. Esto supone, por una parte, definir claramente el marco de trabajo que tiene nuestra organización en conjunto, lo que suele estar resumido en la misión, visión y cultura corporativa. Aquí ya la propia empresa nos está marcando un campo en el que tenemos que desarrollarnos y nos fija límites. De otra parte, hemos de clarificar cuáles son las funciones que se piden a nuestra área, ya que así sabremos desde dónde tenemos que mirar a la hora de analizar la situación y desarrollar líneas de actuación (no es lo mismo la perspectiva de análisis desde la que examina el entorno un área como económico financiero que el área comercial, por ejemplo). También debemos definir claramente el mercado en el que nos movemos externamente tras conocer bien la misión de la empresa. Por último, dos cuestiones importantes: introducir nuestra propia misión y visión personal, nuestros objetivos vitales, que hacen que lo que propongamos tenga un aporte personal diferencial al resto de áreas y mirar más allá de nuestro mercado para buscar en mercados periféricos nuevas inspiraciones.

3)     Una vez definido el marco, debemos ahora fijar las perspectivas que tiene que abarcar el plan de gestión anual. Hay que tener en cuenta que las organizaciones son sistemas sociotécnicos abiertos, lo que significa que no solo tienen una tarea funcional, sino que también están formadas por personas y áreas que se relacionan internamente y que hay que gestionar. Las perspectivas fundamentales son:

-Funcional/técnica: esta perspectiva corresponde a la tarea funcional en vertical que tiene que hacer cada área. Son las tareas típicas por las que esa área existe y por la que se le va a pedir rendimiento (por ejemplo, en ventas vender, en marketing promocionar, en financiero gestionar el riesgo, en RRHH formación, etc.)

-Gestión interna de nuestra área: nuestra área está formada por personas y recursos que deben ser planificados, organizados, dirigidos y controlados para que funcionen de forma adecuada.

-Gestión interna de relaciones horizontales: nuestra área se enmarca en una organización con una estructura determinada y debemos fijar claramente con qué áreas y como nos vamos a relacionar, ya que como dijimos, la empresa es un sistema de relaciones.

-Gestión externa de relaciones: también nuestra área desarrollará relaciones con proveedores, distribuidores, clientes, etc (dependiendo de su función) y esto tendrá que aprender a gestionarlo

-Gestión del metatrabajo: la existencia de todas estos ámbitos supone que deberemos saber cómo gestionar el llamado meta trabajo, es decir, el trabajo que no es directamente funcional pero que ha de realizarse para apoyar a realizar nuestra labor funcional y a mejorar las relaciones con distintas áreas (esto supone el saber gestionar por proyectos, etc)

4)     A partir de aquí, ya tenemos el marco y las perspectivas donde el plan tiene que ser desarrollado. Y es el momento de analizar desde esas perspectivas la situación interna y externa, hacer un diagnóstico de la situación y fijar unos factores clave que debemos atacar desde nuestro departamento.

5)     Se fija la misión, la visión, la cultura, las líneas estratégicas clave y los objetivos estratégicos que dirigirán nuestra gestión.

6)     Desarrollo de los planes y acciones funcionales: aquí será dar respuesta a esas líneas a través de los planes de marketing, comerciales, sistemas y tecnología, operaciones, RRHH y financiero más todos aquellos planes e iniciativas que den respuesta a la gestión interna y externa de relaciones y al metatrabajo mediante un análisis y desarrollo de los procesos clave, los subsistemas de dirección y políticos, la estructura organizativa de nuestro área, etc. Se trata de que los planes elaborados no solo sean verticales sino que manejen las relaciones horizontales y la forma de integrarse con otras áreas, ya que muchas veces el éxito o el fracaso depende de esas relaciones.

7)     Definición de las iniciativas desde cada una de esas áreas funcionales y alineamiento a través de un mapa estratégico que dará coherencia y enmarcará todas las acciones llevadas a cabo.

8)     Fijación de presupuesto de todo el área

9)     Creación de indicadores y reuniones de revisión estratégica y operativa.

10) Fijar la estrategia de comunicación interna del plan para que sea conocida por todas las áreas de forma clara e inequívoca.

Si se sigue este esquema de trabajo, habremos definido todas y cada una de las partes que tiene un área en su desarrollo organizacional, permitiendo un trabajo integral que ayudará al alineamiento de nuestro plan con el del resto de la organización, con el exterior y una mayor motivación de nuestros equipos.

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