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Los cinco pasos para analizar correctamente los informes y la información

por Óscar Fajardo

La aparición de entornos turbulentos y con múltiples cambios y el desarrollo de nuevas tecnologías de información y comunicación están provocando, por una parte, una necesidad de obtener datos que permitan superar la incertidumbre de dichas turbulencias; y por otra, un exceso de información que requiere de la capacidad de seleccionar bien lo que se necesita y de ser capaz de interpretarla.

En los últimos tiempos, se ha hecho bastante hincapié en el primer punto, apareciendo muchas entidades y agentes que producen una gran cantidad de información para afrontar la situación de incertidumbre; sin embargo, el excedente de información está provocando una alarmante incapacidad de asumir todo lo que se recibe, comprenderlo y asimilarlo. Y este punto es vital, ya que si no podemos comprender aquello que estamos viendo y leyendo, seleccionar lo relevante e interiorizarlo, nunca seremos capaces de mejorar como profesionales y personas y convertir la información en verdadero conocimiento.

Tanto para los directivos que reciben informes de forma constante, como para todas aquellas personas que necesitan formarse e informarse de manera permanente, es necesario tener claro cómo abordar la lectura de los contenidos de manera que el tiempo sea mejor aprovechado y la lectura sea provechosa.

Los cinco pasos para el análisis de informes y contenido

Para analizar y comprender correctamente un contenido, recomiendo seguir estos cinco pasos que expongo a continuación; no sin antes remarcar dos cuestiones previas sin las cuales estos pasos no tienen sentido. La primera es que las personas debemos asumir que siempre vamos a tener que priorizar y que nunca vamos a poder contar con toda la información que nos proporcione seguridad para tomar decisiones. Esto es importante porque si no lo cumplimos, nos puede llevar o a la parálisis por el análisis o a desarrollar una inseguridad en nosotros mismos que nos lleva a no tomar decisiones porque cualquier información nos parece insuficiente.

La segunda cuestión que debe cumplirse es que todos debemos esforzarnos por desarrollar un criterio personal y propio hecho de nuestro conocimiento, habilidad, talento y experiencia que nos permita siempre priorizar la información a analizar e imaginar previamente a su lectura si ese contenido puede ser útil y en qué manera puede serlo.

Una vez expuesto este preludio, veamos los cinco pasos.

*Reconocimiento y anticipación: al igual que hacen los grandes estrategas en las guerras, lo primero que ha de hacerse es reconocer el terreno. Para ello, debemos tomar distancia y mirar desde arriba todo el informe o contenido. Esto supone generalmente analizar en índice de los libros, trabajos o informes para intentar establecer un orden interno propio de lo que vamos a estudiar. De esta forma vamos preparando nuestra mente para la asimilación. En este paso, actúa de forma importante nuestro criterio, ya que vamos a remarcar mentalmente las partes que nos parecen relevantes y vamos a adaptar ese esquema también mentalmente a nuestra estructura de pensamiento y a nuestra necesidad.

Por último, en esta etapa nos preguntamos las cuestiones básicas del informe que pueden ser de interés para nosotros, el qué podemos encontrar allí. Estas preguntas sirven de guía para abordar toda la lectura y seleccionar lo importante.

*Lectura: una vez que hemos realizado bien la etapa del reconocimiento y la anticipación, la lectura del informe se hará con detenimiento y concentración, pero veremos que al haber efectuado el reconocimiento y la anticipación, nuestra mente irá colocando la información obtenida en el esquema mental previamente diseñado. Sin darnos cuenta, la etapa previa nos va a ayudar a realizar un ejercicio de priorización. Anotaremos o subrayaremos los hechos más relevantes que vayamos encontrando y que se ajusten a nuestra idea ya configurada en el reconocimiento y anticipación.

*Revisión: finalizada la lectura del informe, es el momento de revisar los puntos señalados en la lectura en profundidad. En este caso, será una relectura por encima y solo de lo que hemos considerado prioritario. En esta etapa nuestra mente ya dibujará un esquema claro y relevante para nuestra necesidad, obviando todo aquello que no es importante.

*Redacción: con las notas señaladas y el esquema final realizado en la etapa de revisión, es básico y fundamental escribir estas conclusiones en un documento accesible.

*Archivo y repaso: este documento con la información debidamente priorizada, ordenada y asimilada debe ser archivada en un lugar accesible para su consulta y repaso, ya que la única forma de retener la información y convertirla en conocimiento es repasando. El repaso nos permitirá luego conectar esta información con otras posteriores e ir construyendo más conocimiento y desarrollando un criterio.

Estos cinco pasos vistos en este artículo están comprobados en mi experiencia y en la de otras muchas personas y su empleo nos convierte en mejores profesionales y nos ayuda a mejorar la gestión del tiempo y a ampliar nuestro conocimiento.

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